Kaizen: 15 godzin ręcznej pracy miesięcznie odzyskane dzięki Airtable
Kaizen produkuje meble na zamówienie dla hoteli, restauracji i barów. Cała obsługa klienta toczyła się w skrzynkach mailowych, aż centralna baza w Airtable z automatycznym fakturowaniem i kontrolą płatności odzyskała zespołowi minimum 15 godzin miesięcznie.
było codzienne wyszukiwanie danych w mailach i ręczne faktury, dziś Airtable robi to w tle.
było ręczne wystawianie każdego dokumentu, dziś jedno kliknięcie generuje komplet faktur.
było ciągłe ręczne pilnowanie wpłat, dziś kontrola płatności reaguje automatycznie.
Kim jest Kaizen?
Kaizen to firma specjalizująca się w produkcji wysokiej jakości mebli na zamówienie, obsługująca hotele, restauracje i bary. Każde zlecenie to indywidualny projekt, kontakt z klientem i własny obieg dokumentów oraz płatności, a przed wdrożeniem cała ta komunikacja toczyła się wyłącznie mailowo.
Meble na zamówienie (HoReCa)
Obsługa klienta, zamówienia, fakturowanie, płatności
Airtable
Cała obsługa zamówień opierała się na skrzynkach mailowych
Bez jednej, uporządkowanej bazy informacje o klientach i zleceniach były rozproszone w wielu skrzynkach. Każda faktura, odpowiedź na status realizacji i weryfikacja wpłaty wymagały ręcznej pracy, co generowało chaos i opóźniało kolejne etapy.
Brak centralnej bazy
Wszystkie informacje o klientach i zamówieniach były rozproszone w skrzynkach mailowych. Brak jednego, uporządkowanego miejsca prowadził do pomyłek i opóźnień, a dotarcie do kluczowych informacji zajmowało czas.
Zmęczenie ręczną pracą
Ręczne wyszukiwanie informacji o zamówieniach, tworzenie faktur i odpowiadanie na powtarzalne zapytania pochłaniało ogromną ilość czasu i spowalniało realizację zleceń.
Brak kontroli nad płatnościami
Monitorowanie płatności było nieefektywne: pracownicy ręcznie sprawdzali skrzynkę i konto bankowe, żeby zweryfikować wpłaty, co opóźniało kolejne etapy realizacji zamówienia.
Zintegrowany system w Airtable, który przejął obsługę zamówień.
Airtable
To wdrożenie realizujemy w ramach usługi Automatyzacja procesów →
Który proces zjada Wam najwięcej czasu?
Powiedz nam na bezpłatnej konsultacji. 30 minut z osobą, która potem faktycznie buduje rozwiązanie, i wiesz, od czego zacząć.
To samo zamówienie, przed i po.
Pracownik szuka w mailach poprzedniej korespondencji, ręcznie wystawia fakturę proforma, sam odpisuje na pytania o status, a potem co chwilę sprawdza konto bankowe, czy wpłata już przyszła, żeby wystawić zaliczkową.
Ta sama ręczna obsługa pochłaniała minimum 15 godzin pracy miesięcznie.
Zamówienie ma kartę w Airtable z pełną historią. Faktury powstają jednym kliknięciem, system sam odpowiada na pytania o status i wysyła dokumenty, a po zaksięgowaniu proformy automatycznie wystawia zaliczkową.
Zespół odzyskał minimum 15 godzin miesięcznie na realizację zleceń.
- Dane o klientach: rozproszone w wielu skrzynkach mailowych, bez jednego miejsca
- Faktury: proforma, zaliczkowa i końcowa wystawiane ręcznie dla każdego zlecenia
- Odpowiedzi na maile: powtarzalne pytania o status obsługiwane ręcznie
- Kontrola płatności: ręczne sprawdzanie skrzynki i konta bankowego
- Czas ręcznej pracy: minimum 15 h miesięcznie na obsługę zamówień
zamówienie
- Dane o klientach: jedna centralna baza w Airtable z kartą każdego zlecenia
- Faktury: komplet proforma, zaliczkowa i końcowa generowany jednym kliknięciem
- Odpowiedzi na maile: status i gotowe faktury wysyłane automatycznie do klientów
- Kontrola płatności: po zaksięgowaniu proformy zaliczkowa wystawia się sama
- Czas ręcznej pracy: minimum 15 h miesięcznie wraca do zespołu
Co realnie się zmieniło.
Sama centralna baza w Airtable z automatyzacjami oszczędza zespołowi minimum 15 h ręcznej pracy każdego miesiąca.
Faktury proforma, zaliczkowe i końcowe powstają jednym kliknięciem na podstawie danych z bazy, bez ręcznego przepisywania.
System sam odpowiada na pytania o status realizacji i wysyła gotowe faktury do klientów, zdejmując z zespołu powtarzalne maile.
Po zaksięgowaniu płatności za proformę zaliczkowa generuje się i wysyła automatycznie, bez sprawdzania konta i skrzynki.
Chcesz podobny rezultat?
Zobaczmy, co da się odzyskać u Ciebie. Bezpłatnie.
30 minut o Twoich procesach. Termin wybierasz od razu po wysłaniu.
Zanim zapytasz.
Nie podajemy kwot z góry, bo każda zależy od zakresu i Twoich procesów. Na bezpłatnej konsultacji mapujemy, co da się usprawnić, a dokładny plan i wycenę przygotowujemy na warsztacie Discovery. Pracujemy etapami, więc budżet kontrolujesz Ty.
NoCodeWork pracuje w trybie szybkich wdrożeń. U Kaizen zaczęliśmy od centralnej bazy danych w Airtable, a potem dokładaliśmy kolejne automatyzacje: fakturowanie jednym kliknięciem, automatyczne odpowiedzi na maile i inteligentną kontrolę płatności.
Kaizen produkuje meble na zamówienie dla hoteli, restauracji i barów, ale automaty nie są przywiązane do branży. Wszędzie, gdzie informacje o klientach i zamówieniach toną w skrzynkach mailowych, a faktury i odpowiedzi powstają ręcznie, ten sam schemat odzyska czas.
Od jednego miejsca prawdy. U Kaizen zaczęliśmy od centralnej bazy w Airtable, która zebrała wszystkie dane o klientach i zleceniach, a kolejne automatyzacje dokładaliśmy etapami. Najszybciej zwraca się to, co robicie codziennie i ręcznie.
Cała baza klientów i zamówień działa na Waszym koncie Airtable, a automatyzacje fakturowania, odpowiedzi i kontroli płatności są zbudowane wewnątrz tego samego środowiska. Dane zostają u Was, a Wy decydujecie, kto ma do nich dostęp.