Zaoszczędziliśmy 30 godzin w ciągu miesiąca dzięki tylko jednej automatyzacji wystawiania certyfikatów, a cały czas pracujemy nad kolejnymi. Polecam!
Adam Mroczka
Właściciel Rarity sp. z o.o.
Rarity: 80 godzin miesięcznie odzyskane w obsłudze akademii i e-commerce.
Beauty, akademia szkoleniowa i sklep z produktami do stylizacji rzęs. Kilkaset zamówień miesięcznie, 500+ wariantów. Skalowanie blokowała ręczna robota. Zautomatyzowaliśmy cztery procesy, które najbardziej bolały, same certyfikaty zdjęły z zespołu 30 godzin miesięcznie, a wdrożenie zwróciło się w 4 miesiące.
80 h / mies.
mniej ręcznej pracy
było: ręczna obsługa akademii i e-commerce → dziś automat
30 h → 0
same certyfikaty
było: ręczne wypełnianie i wysyłka (PL+EN) → dziś n8n robi to sam
20 min → 3 sek
dostęp do danych
było: szukanie po plikach → dziś jedna baza na żywo
Kim jest klient
Akademia rzęs i sklep w jednym.
Rarity prowadzi Akademię Szkoleniową Rarity (zaawansowane metody stylizacji rzęs) oraz sklep e-commerce Rarity Shop. Połączenie szkoleń, konferencji i sprzedaży produktów generuje kilkaset zamówień miesięcznie i wymaga ogarnięcia ponad 500 wariantów w magazynie.
Branża
Beauty, akademia szkoleniowa i e-commerce
Skala
Kilkaset zamówień miesięcznie, ponad 500 wariantów
Model
Szkolenia online, konferencje i sklep
Problem
Skalowanie blokowała ręczna robota.
Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie obsługa opierała się na ręcznym zbieraniu danych, pilnowaniu przelewów i wystawianiu certyfikatów. Więcej klientów oznaczało więcej ręcznej pracy i rosnące ryzyko błędów.
Ręczna obsługa
Ręczne zbieranie danych do każdego zamówienia codziennie zjadało czas, a przy setkach zamówień rosły błędy, niedopatrzenia i opóźnienia.
Pilnowanie przelewów
Przelewy tradycyjne trzeba było pilnować ręcznie w skrzynce. Błędna płatność oznaczała ręczny kontakt z kursantem i opóźniony dostęp do materiałów.
Dane bez wglądu
Sprawdzenie danych w czasie rzeczywistym było żmudne, a prognozowanie kolejnych miesięcy w praktyce niemożliwe.
Rozwiązanie, co dzieje się pod spodem
Cztery automatyzacje, które zdjęły robotę z zespołu.
01
Generowanie certyfikatówWorkflow pobiera dane z bazy, nakłada je na certyfikat (PL + EN) i wysyła kursantce, bez udziału człowieka.
30h/mies. z głowy
02
Wykrywanie przelewówAutomat monitoruje przelewy tradycyjne. Przy błędnej płatności nadawca dostaje powiadomienie, a status realizacji aktualizuje się natychmiast.
koniec pilnowania skrzynki
03
Centralna baza danychJedna baza Airtable z całą sprzedażą i szkoleniami. Klient ma wgląd w raporty i dane na żywo do planowania.
3 sek zamiast 20 min
04
Prognoza magazynuSystem monitoruje 500+ wariantów i zamówienia w drodze od producenta, prognozuje zapotrzebowanie i sam generuje zamówienia, wystarczy je zaakceptować.
koniec liczenia stanów
Który proces zjada Wam najwięcej czasu?
Powiedz nam na bezpłatnej konsultacji. 30 minut z osobą, która potem faktycznie buduje rozwiązanie, i wiesz, od czego zacząć.
Na przykładzie certyfikatów
Stack
Jak wygląda jeden proces przed i po.
n8n
Make
Airtable
Baselinker
Dashboardy i raporty na Airtable, automatyzacje rozbite między Make i n8n (różne typy procesów wymagają różnych narzędzi), a Baselinker daje gotową integrację e-commerce. Wszystko spięte pod konkretne procesy Rarity.
To wdrożenie realizujemy w ramach usługi Automatyzacja procesów →
„Stworzyliśmy system, który zrewolucjonizował sposób, w jaki Rarity zarządza szkoleniami, konferencjami i certyfikatami. Procesy, które wcześniej wymagały mnóstwa ręcznej pracy, teraz dzieją się same. Klient od początku miał otwartą głowę i proaktywnie dostarczał szczegółów o swoich potrzebach."
Kacper Kulczuga
Automation Team Leader, NCW
Przed i po
Te same procesy, przed i po.
Przed
vs
Po
- Certyfikaty (PL+EN): pracownik ręcznie wypełnia i wysyła każdy, osoba po osobie, około 30 h miesięcznie
- Przelewy tradycyjne: ręczne pilnowanie skrzynki, błędna płatność oznacza telefon do kursanta
- Dostęp do danych: szukanie po plikach, około 20 min na jedną informację
- Stany 500+ wariantów: ręczne liczenie i zamawianie u producenta
Te same
procesy
procesy
- Certyfikaty (PL+EN): n8n pobiera dane, generuje i wysyła sam, około 0 h, czas wraca do zespołu
- Przelewy tradycyjne: automat wykrywa wpłaty i powiadamia, koniec pilnowania skrzynki
- Dostęp do danych: jedna baza Airtable na żywo, 3 sekundy na informację
- Stany 500+ wariantów: auto-prognoza i gotowe zamówienia do akceptacji
Wyniki
Co realnie się zmieniło.
Chcesz podobny rezultat?
Zobaczmy, co da się odzyskać u Ciebie. Bezpłatnie.
30 minut o Twoich procesach. Termin wybierasz od razu po wysłaniu.
Najczęstsze pytania
Zanim zapytasz.
Nie podajemy kwot z góry, bo każda zależy od zakresu i Twoich procesów. Na bezpłatnej konsultacji mapujemy, co da się usprawnić, a dokładny plan i wycenę przygotowujemy na warsztacie Discovery. Pracujemy etapami, więc budżet kontrolujesz Ty.
Pierwsza faza (discovery, design i budowa kluczowych automatyzacji) zajęła około 4–6 tygodni. Kolejne automatyzacje dochodzą na bieżąco, z Rarity współpracujemy dalej.
Rarity łączy e-commerce ze szkoleniami, ale te same wzorce (ręczne dokumenty, pilnowanie płatności, dane rozsiane po plikach, stany magazynowe) powtarzają się w większości firm. Zaczynamy od zmapowania Twoich procesów i wskazujemy, co odzyskać najpierw.
Od warsztatu, na którym mapujemy procesy i wyłapujemy te, które zjadają najwięcej czasu. Dostajesz plan i wycenę, zanim cokolwiek budujemy, automatyzujemy jeden najboleśniejszy proces, sprawdzamy efekt i dopiero rozbudowujemy.
Budujemy na Waszych kontach i narzędziach (n8n, Make, Airtable, Baselinker), więc dane zostają u Was. Po wdrożeniu dostajecie dokumentację i możliwość dalszego utrzymania po naszej stronie.
Zobacz też