Agencja, która zautomatyzowała własne ofertowanie, faktury i płatności i odzyskała około 105 godzin pracy miesięcznie. Najlepszy dowód, że w to wierzymy, to że sami na tym prowadzimy firmę.
było: zespół ręcznie ogarniał faktury, płatności i leady → dziś robi to system
było: klienci zapominali o przelewach i brakowało cashflow → dziś system sam przypomina
było: 30 min ręcznego researchu leada → dziś opis i weryfikacja w KRS robią się same
Zaufali nam m.in.
Tym razem to my jesteśmy własnym klientem. Jemy własną karmę: te same automatyzacje, które wdrażamy klientom, prowadzą naszą codzienność. Naszym głównym wyzwaniem operacyjnym jest utrzymanie ciągłości między nowymi zapytaniami ofertowymi, sprawnym ich przetwarzaniem, a potem realizowaniem zleceń. Praca w zespole, który urósł z 2 do ponad 10 osób, wymaga terminowości i opanowania chaosu. Dlatego dodatkowo zatrudniliśmy roboty.
Consulting
Administracja, sprzedaż, księgowość, obsługa zapytań ofertowych
Make, n8n, Airtable, Pipedrive, Slack, Clockify, Zencal, Fintable
Nagłe i liczne zapytania ofertowe, comiesięczne ręczne fakturowanie i nieopłacone faktury rozsadzały operacje rosnącego zespołu i destabilizowały cashflow.
Po wystąpieniu na konferencji w ciągu 3 dni potrafiło spłynąć 50-60 zapytań, a każda dodatkowa godzina obsługi zmniejszała szansę sprzedaży.
Co miesiąc dla każdego klienta trzeba było zebrać dane, wystawić i wysłać fakturę, około 15 minut na klienta. Rozważaliśmy nawet zatrudnienie specjalisty ds. administracji.
Klienci zapominali o przelewach, a brak kontroli wszystkich płatności powodował okresowe braki cashflow i konieczność gaszenia pożarów.
Nigdy nie chcieliśmy być „szewcem bez butów". Wiele firm usługowych usprawiedliwia swoje braki w automatyzacji tym powiedzeniem, ale my postanowiliśmy być żywym dowodem na skuteczność naszych rozwiązań. Już jako 2-osobowy zespół pracowaliśmy z wydajnością, która pozwalała nam konkurować z dużo większymi podmiotami.
Make
n8n
Airtable
Pipedrive CRM
Clockify
Zencal
Fintable
Slack
To wdrożenie realizujemy w ramach usługi Automatyzacja procesów →
Powiedz nam na bezpłatnej konsultacji. 30 minut z osobą, która potem faktycznie buduje rozwiązanie, i wiesz, od czego zacząć.
„Zautomatyzowanie naszej firmy było, jest i będzie dla nas kluczowe. Dziesiątki zaoszczędzonych godzin, zminimalizowanie ręcznej, nudnej pracy i czas na myślenie to ogromna przewaga. Nasz zespół z wykorzystaniem automatyzacji dowozi jakość, do której zwykle potrzeba dwukrotnie większych zespołów, co pozwoliło na 100% wzrostu w każdym kwartale działalności."
Rutynowe zadania wykonuje system, a zespół zajmuje się tym, co naprawdę wymaga człowieka.
Stały monitoring płatności ustabilizował cashflow i skończył gaszenie pożarów.
Opis klienta i weryfikacja w KRS robią się same, czas skrócony o około 80%.
W tyle wróciła pełna kwota wydana na wdrożenie, a automatyzacja dalej jest dźwignią rozwoju.
Zaufali nam m.in.
Chcesz podobny rezultat?
30 minut o Twoich procesach. Termin wybierasz od razu po wysłaniu.
Nie podajemy kwot z góry, bo każda zależy od zakresu i Twoich procesów. Na bezpłatnej konsultacji mapujemy, co da się usprawnić, a dokładny plan i wycenę przygotowujemy na warsztacie Discovery. Pracujemy etapami, więc budżet kontrolujesz Ty. U siebie liczyliśmy zwrot w miesiącach: pełna kwota wdrożenia wróciła w około 3 miesiące.
Bo najlepszy dowód, że w to wierzymy, to że sami na tym prowadzimy własną firmę. Te same automatyzacje, które wdrażamy klientom, obsługują nasze ofertowanie, faktury, płatności, urlopy i umawianie konsultacji. Odzyskaliśmy około 105 godzin pracy miesięcznie, a faktury w terminie wzrosły z 40% do 90%.
Logika jest uniwersalna dla każdej firmy usługowej z wieloma klientami: fakturowanie na podstawie czasu pracy, pilnowanie płatności, opisywanie leadów, urlopy, umawianie konsultacji. My jesteśmy firmą consultingową, ale te same procesy ma większość małych zespołów rozliczających się cyklicznie.
Zacznij od procesu, który najczęściej się powtarza i najbardziej boli, czyli zwykle od fakturowania albo pilnowania płatności. U nas właśnie te dwa dały największy efekt: 15 minut na fakturę spadło do 20 minut na cały miesiąc, a faktury w terminie wzrosły z 40% do 90%.
Dane zostają w Twoich własnych narzędziach, których już używasz: CRM (u nas Pipedrive), system fakturowania, kalendarz. Make i n8n jedynie łączą je między sobą i przenoszą to, co trzeba, zamiast trzymać osobną kopię. Weryfikację leada w KRS i opis robi automat na podstawie danych publicznych z internetu.