Strona główna / Case study / Rarity

Rarity: cały e-commerce przeniesiony z Baselinkera na SellAssist

Rarity to firma z branży beauty, która sprzedaje produkty do stylizacji rzęs i prowadzi sprzedaż szkoleń dla stylistek w całej Polsce. Przy ponad 10 tysiącach zamówień miesięcznie Baselinker przeszedł na nieopłacalny plan, więc przenieśliśmy oba konta na SellAssist, odtworzyliśmy i zoptymalizowaliśmy około 50 automatyzacji i spięliśmy cały magazyn w jeden proces.

100+ → ~50

automatyzacji po optymalizacji

było ponad 100 akcji, część martwa lub do wywalenia, dziś około 50 sensownych automatyzacji odtworzonych w SellAssist.

10 tys.+ zam./mc

obsługiwanych bez limitu Baselinkera

było ograniczenie planu i rosnące koszty po przekroczeniu progu, dziś cała skala na SellAssist bez przymusowego wyższego planu.

2 konta → 1 stack

e-commerce i szkolenia w jednym systemie

było osobne konto na sprzedaż i osobne na szkolenia, dziś jeden proces spięty z Subiektem, Allegro i skanerami.

Umów bezpłatną konsultację

Kim jest klient

Kim jest Rarity?

Rarity działa w branży beauty. Z jednej strony prowadzi e-commerce z produktami do stylizacji rzęs, z drugiej jest pośrednikiem, który sprzedaje szkolenia dla stylistek w całej Polsce. Stylistki w każdym województwie sprzedają swoje szkolenia przez platformę Rarity, a firma obsługuje płatności, generuje certyfikaty i udostępnia materiały online. Obie nogi biznesu działały na dwóch osobnych kontach Baselinkera, sprzedaż szła przez sklep, Allegro i kolejny marketplace.

Branża

E-commerce beauty i szkolenia

Obszar działania

Sprzedaż wielokanałowa, magazyn, księgowość

Użyte narzędzia

SellAssist · Subiekt · Allegro · Airtable · n8n · Make

Problem

Baselinker uderzył w limit, a procesy obrosły martwymi automatyzacjami

Przy ponad 10 tysiącach zamówień miesięcznie Baselinker wpycha firmę w wyższy plan, który dla takiej skali robi się nieopłacalny. Limit dotyczy wszystkich kont na działalności, więc problem objął zarówno duży e-commerce, jak i mniejszą sprzedaż szkoleń. Do tego przez lata narosło ponad 100 automatycznych akcji, z których część nie działała, a część nie miała już sensu.

Limit i koszt planu

Po przekroczeniu 10 tysięcy zamówień miesięcznie Baselinker przechodzi na droższy plan. Przy skali Rarity koszt obu kont robił się nie do utrzymania.

Dwa osobne konta

E-commerce i sprzedaż szkoleń działały na dwóch kontach Baselinkera. Limit dotyczył całej działalności, więc trzeba było zmigrować także mniejszą skalę szkoleń.

100+ automatyzacji w nieładzie

Lista automatycznych akcji urosła powyżej setki. Część była niedziałająca, część po prostu do wywalenia. Trudno było cokolwiek bezpiecznie zmienić.

Sprzedaż w wielu kanałach

Allegro, własny sklep i kolejny marketplace, do tego połączenie z Subiektem oraz fizyczne skanery i drukarki na miejscu. Wszystko trzeba było spiąć w jeden spójny obieg zamówienia.

Ręczna księgowość zamówień

Dokumenty ZK, przekształcanie w paragon lub fakturę, zamówienia zagraniczne z zerowym VAT i wykrywanie przelewów tradycyjnych, które trzeba było odznaczać jako opłacone. Dużo drobnych, powtarzalnych czynności księgowych.

Stany i zamówienia do dostawców

Decyzje, ile i kiedy domówić u dostawców, opierały się na ręcznej analizie stanu magazynu i sprzedaży z ostatnich miesięcy. Łatwo było przeoczyć schodzący towar.

Rosnący rachunek za Make

Dużą część automatyzacji obsługiwał Make, a przy tej liczbie operacji rachunek za narzędzie robił się coraz wyższy.

Rozwiązanie, co dzieje się pod spodem

Migracja od A do Z i automatyzacje, które zostały w SellAssist.

Migracja od A do ZPrzeanalizowaliśmy wszystkie procesy w obecnym Baselinkerze, a potem odtworzyliśmy je w SellAssist. Oba konta, e-commerce i szkolenia, w całości przeszły na nowy system.

Cały proces przeniesiony, nie tylko fragmenty

Optymalizacja automatyzacjiPrzy okazji migracji usunęliśmy martwe i nadmiarowe akcje, a sensowne pogrupowaliśmy i zoptymalizowaliśmy. Z ponad 100 automatyzacji zostało około 50, które realnie pracują.

100+ akcji do około 50 sensownych

Połączenie z Subiektem i dokument ZKSellAssist jest spięty z Subiektem. Dla każdego zamówienia generujemy dokument ZK, czyli zamówienie, który potem przekształca się dalej w obiegu sprzedaży.

Magazyn i księgowość gadają z systemem

Allegro, sklep i marketplace w jednym miejscuSprzedaż z Allegro, własnego sklepu i kolejnego marketplace spływa do jednego systemu. Zamówienia z różnych kanałów trafiają w ten sam, spójny proces.

Jeden obieg zamiast trzech osobnych kanałów

Tryb pakowania ze skaneramiSpięliśmy fizyczne skanery i dwie drukarki z SellAssist na podstawie instrukcji sprzętu. Pakujący nie klika zamówień z listy, tylko skanuje kolejne produkty, a właściwe zamówienie pojawia się samo.

Pakowanie przez skan, bez szukania na liście

Faktury i paragony w trybie pakowaniaPo kliknięciu „zrealizowane" w trybie pakowania dokument ZK przekształca się w paragon albo fakturę, a statusy zmieniają się pod spodem. Obsługujemy też zamówienia zagraniczne z zerowym VAT.

Dokument księgowy generuje się sam

Samoobsługowe reklamacjeCały proces reklamacji odtworzyliśmy w SellAssist. Klient wchodzi w link, wpisuje numer zamówienia, wybiera reklamowane produkty, a zgłoszenie trafia od razu we właściwe miejsce w systemie.

Reklamacja wpada gotowa, bez przepisywania

Wykrywanie przelewów tradycyjnychAutomatyzacja rozpoznaje wpłaty przelewem tradycyjnym i odznacza płatność jako opłaconą. Tych zamówień było u Rarity dużo, więc ręczne dopasowywanie zjadało czas.

Płatność oznaczana automatycznie

Obsługa sprzedaży szkoleńDla nogi szkoleniowej odtworzyliśmy pełny proces: wystawienie faktury, odebranie płatności, wygenerowanie certyfikatu, etykieta i wysyłka, a potem etapowe udostępnianie dostępu do szkoleń online.

Certyfikat i dostęp bez ręcznej obsługi

Prognoza zamówień do dostawcówBierzemy stany magazynowe z SellAssist i algorytmem (bez AI) liczymy, ile towaru domówić, biorąc pod uwagę aktualny stan, sprzedaż z tego i z dwóch poprzednich miesięcy oraz minimalne progi. Jednym przyciskiem powstaje gotowe zamówienie w formacie dostawcy, z możliwością ręcznej korekty.

Zamówienie do dostawcy jednym kliknięciem

Dane sprzedażowe i agent AIWszystkie dane sprzedażowe spływają do Airtable, gdzie Rarity ma je w jednym miejscu. Na tych danych działa też agent AI, z którym można rozmawiać o sprzedaży.

Dane w jednym miejscu plus agent AI

Przeniesienie automatyzacji na n8nDużą część automatyzacji obsługiwał Make. Przenosimy je na n8n, bo przy tej liczbie operacji wychodzi taniej i daje więcej kontroli nad logiką.

Niższy rachunek za automatyzacje

Stack

SellAssist Subiekt Allegro

Airtable

n8n

Make

To wdrożenie realizujemy w ramach usługi Automatyzacja procesów →

Baselinker zaczyna Was uwierać?

Powiedz nam na bezpłatnej konsultacji, jak wygląda Wasz e-commerce. 30 minut z osobą, która potem faktycznie buduje rozwiązanie, i wiesz, od czego zacząć.

Umów bezpłatną konsultację

Z perspektywy specjalisty

U Rarity to jest naprawdę skarbnica. Głównym powodem migracji z Baselinkera na SellAssist jest wyższy plan po przekroczeniu około 10 tysięcy zamówień miesięcznie, bo robi się całkowicie nieopłacalny. Przeprowadziliśmy migrację od A do Z: od analizy wszystkich procesów, przez odtworzenie ich w SellAssist i optymalizację, po przeszkolenie zespołu. Ciekawy jest temat stanów magazynowych i generowania zamówień do dostawców, bo to nie sztuczna inteligencja, tylko algorytm liczący na podstawie aktualnego stanu i sprzedaży z ostatnich miesięcy.

Kacper Kulczuga

Automation Team Leader, NoCodeWork

Przed i po

To samo zamówienie na magazynie, przed i po.

Przed

Spakować i wystawić dokument do paczki

Na Baselinkerze przy ponad 10 tysiącach zamówień miesięcznie plan robił się nieopłacalny. Pakujący szuka zamówienia na liście, ręcznie pilnuje dokumentu, a ponad 100 automatyzacji, część martwa, utrudnia jakąkolwiek zmianę.

Limit planu na całej działalności i bałagan w automatyzacjach.

To samo zamówienie, ten sam magazyn

W SellAssist pakujący skanuje produkty, a zamówienie pojawia się samo w trybie pakowania. Po kliknięciu „zrealizowane" dokument ZK przekształca się w paragon albo fakturę, a statusy zmieniają się pod spodem.

Skala bez limitu Baselinkera i około 50 sensownych automatyzacji.

Przed vs Po

System: Baselinker, plan nieopłacalny powyżej 10 tys. zamówień miesięcznie
Automatyzacje: ponad 100 akcji, część niedziałająca lub do wywalenia
Pakowanie: ręczne szukanie zamówienia na liście w panelu
Dokumenty: faktury, paragony i VAT zagraniczny ogarniane ręcznie
Przelewy tradycyjne: ręczne dopasowywanie i odznaczanie jako opłacone
Zamówienia do dostawców: ręczna analiza stanu i sprzedaży

Ten sam
magazyn

System: SellAssist, cała skala bez przymusowego wyższego planu
Automatyzacje: około 50 sensownych, odtworzonych i zoptymalizowanych
Pakowanie: skan produktu sam wywołuje zamówienie w trybie pakowania
Dokumenty: ZK przekształca się w paragon lub fakturę po realizacji
Przelewy tradycyjne: automat rozpoznaje wpłatę i oznacza jako opłaconą
Zamówienia do dostawców: algorytm liczy ilość, zamówienie jednym kliknięciem

Wyniki

Co realnie się zmieniło.

~20-30 → ~5 tys. zł/mc

koszt narzędzia po migracji

Po przejściu na SellAssist miesięczny koszt obsługi obu kont znacząco spadł względem planu Baselinkera. Konkretne kwoty potwierdzimy z zespołem przed publikacją.

100+ → ~50

automatyzacji po optymalizacji

Z ponad setki akcji, w tym martwych i nadmiarowych, zostało około 50 sensownych, odtworzonych i zoptymalizowanych w SellAssist.

10 tys.+ zam./mc

obsługiwanych bez limitu planu

Cała skala sprzedaży działa na SellAssist bez przymusowego przejścia na nieopłacalny wyższy plan Baselinkera.

1 klik

zamówienie do dostawcy

Algorytm liczy rekomendowaną ilość towaru ze stanów i sprzedaży, a gotowe zamówienie w formacie dostawcy powstaje jednym przyciskiem.

Chcesz podobny rezultat?

Zobaczmy, co da się usprawnić w Twoim e-commerce. Bezpłatnie.

30 minut o Twojej sprzedaży, magazynie i automatyzacjach. Termin wybierasz od razu po wysłaniu.

Najczęstsze pytania

Zanim zapytasz.

Nie podajemy kwot z góry, bo każda zależy od zakresu i Twoich procesów. Na bezpłatnej konsultacji mapujemy, co da się usprawnić, a dokładny plan i wycenę przygotowujemy na warsztacie Discovery. Pracujemy etapami, więc budżet kontrolujesz Ty.

Baselinker przy ponad 10 tysiącach zamówień miesięcznie przechodzi na wyższy plan, który dla dużego e-commerce robi się nieopłacalny, a limit dotyczy wszystkich kont na działalności. SellAssist po odpowiednim dostosowaniu oferuje te same funkcje, dlatego u Rarity przenieśliśmy oba konta i cały proces.

Robimy migrację od A do Z: analizujemy wszystkie procesy w obecnym systemie, odtwarzamy je w nowym i od razu optymalizujemy, usuwając martwe i nadmiarowe automatyzacje. U Rarity z ponad 100 akcji zostało około 50 sensownych, a zespół przeszliśmy szkoleniem z różnic między narzędziami.

Tak. U Rarity SellAssist jest połączony z Subiektem, Allegro, sklepem i marketplace, a fizyczne skanery i drukarki działają w trybie pakowania. Pakujący skanuje produkty, a po realizacji zamówienia system sam generuje fakturę lub paragon i zmienia statusy.

Od mapy procesów. Na bezpłatnej konsultacji ustalamy, co realnie boli w Waszym e-commerce: limity, ręczne fakturowanie, reklamacje, stany magazynowe. Potem na warsztacie Discovery powstaje plan migracji i lista automatyzacji do odtworzenia oraz optymalizacji.

Masz inne pytania? Najlepiej zadać je na żywo.

Umów bezpłatną konsultację

Zobacz też

Inne wdrożenia.

Rarity

Akademia rzęs i sklep: 80 godzin miesięcznie odzyskane.

Czytaj → Grunt to Mazury

110 godzin operacyjnych miesięcznie z głowy zespołu.

Czytaj → Modulam

25 godzin ręcznej pracy miesięcznie z głowy zespołu.

Czytaj →