Rarity

Automatyzacja sprzedaży i obsługi klienta

BRANŻA:
Beauty (szkolenia & e-commerce)
OBSZAR DZIAŁANIA
Administracja, Sprzedaż, Płatność
UŻYTE NARZĘDZIa:
Make, Airtable, N8N, Baselinker

Kim był klient?

Rarity to właściciel Akademii Szkoleniowej; 
Rarity Academy, która specjalizuje się w szkoleniu z zaawansowanych metod stylizacji rzęs. Dodatkowo Rarity jest właścicielem sklepu e-commerce Rarity Shop, który ma w swojej ofercie produkty związane 
ze stylizacją rzęs.

Z perspektywy specjalisty

Wspólnie z Adamem i jego zespołem stworzyliśmy system, który zrewolucjonizował sposób, w jaki Rarity zarządza swoimi szkoleniami online, konferencjami oraz generowaniem certyfikatów. Dzięki naszym rozwiązaniom, procesy, które wcześniej wymagały mnóstwa ręcznej pracy, teraz odbywają się automatycznie, co oszczędza zespołowi Rarity sporo czasu i energii.

Praca nad tym projektem była wyjątkowo satysfakcjonująca, ponieważ klient od początku miał “otwartą głowę” i proaktywnie dostarczał nam szczegółowych informacji o swoich potrzebach.
Kacper Kulczuga
Automation Team Leader

Problemy klienta

Zmęczenie
ręczną pracą

Klient był zmęczony ręcznym zbieraniem danych dla każdego z zamówień. Zabierało to sporo codziennej pracy i dodatkowo spowalniało wizję dalszego skalowania - ponieważ więcej klientów oznaczało więcej ręcznej roboty w obszarze zamówień i realizacji.

Problemy

z przelewami

Niektórzy kursanci decydowali się na płatność tradycyjnym przelewem bankowym, co zmniejszało przejrzystość cashflow oraz opóźniało dodawanie dostępu do materiałów szkoleniowych. Z tego powodu zespół klienta musiał cały czas monitorować skrzynkę mailową, aby nie pominąć żadnego zamówienia, a w przypadku otrzymania błędnej płatności, musiał samodzielnie kontaktować się z kursantem.

Chaos

w danych

Klient otrzymywał kilkaset zamówień na swoje szkolenia oraz produkty, co generowało spore zamieszanie. Pojawiały się błędy, niedopatrzenia oraz opóźnienia. Sprawdzenie danych w czasie rzeczywistym było czasochłonne i trudne a prognozowanie kolejnych miesięcy było niemożliwe.

Jakie były cele?

  • Zminimalizowanie ręcznej pracy w obszarze obsługi klienta
  • Zwiększenie jakości obsługi klienta poprzez wyeliminowanie błędów i opóźnień
  • Zwiększenie przejrzystości danych finansowych i operacyjnych

Obszary działania

01

Generowanie certyfikatów

Zamiast ręcznie wypełniać i wysyłać certyfikaty do osób, które ukończyły szkolenia, dzieje się to automatycznie za sprawą automatyzacji, która pobiera dane z bazy danych, następnie nakłada je na certyfikat i wysyła go do klientki. Certyfikaty generowane są w języku polskim oraz angielskim. W ten sposób, pracownik wcześniej za to odpowiedzialny oszczędził 30 godzin pracy.
02

Wykrywanie przelewów

Zautomatyzowaliśmy proces monitorowania i weryfikowania przelewów tradycyjnych. W przypadku błędnej płatności, jej nadawca otrzymuje odpowiednie powiadomienia. Dzięki temu stan realizacji oraz dalsze działania podejmują się natychmiast bez potrzeby włączania zespołu w proces obsługi.
03

Baza danych

Stworzyliśmy bazę danych wszystkich działań sprzedażowych i szkoleniowych, dzięki czemu klient ma natychmiastowy wgląd do wszystkich raportów (np. które szkolenia generują największe zainteresowanie w tym miesiącu). Dodatkowo w czasie rzeczywistym klient ma wgląd do wszystkich statystyk i danych, które mogą być mu potrzebne w procesie obsługi klienta lub planowania.
04

Prognoza stanu magazynowego

Klient sprzedając dodatkowe produkty (500 wariantów) musiał ręcznie sprawdzać stany magazynowe a następnie weryfikować, które zamówienia są w drodze od producenta. Wdrożyliśmy rozwiązanie, które monitoruje wszystkie zamówienia od producenta i w czasie rzeczywistym wyświetla aktualny stan magazynowy, stan zamówień które są w drodze a także prognozuje na bazie poprzednich zamówień zapotrzebowanie na kolejny miesiąc. Dodatkowym ułatwieniem jest automatyczne generowanie zamówień u producenta na bazie prognozy. Wystarczy tylko je zaakceptować.

Efekty

#CZAS
80 godzin
Wdrożone automatyzacje oszczędziły ponad 80 godzin w miesiącu, ręcznej pracy pracowników.
#ŚwiadoMość i kontrola
20 min → 3 sek
Klient w każdej chwili ma dostęp do wszystkich danych. Otrzymanie konkretnej informacji skróciło się z 20 minut do 3 sekund.
#zysk
4 miesiące
Zwrot z inwestycji w automatyzację nastąpił po 4 miesiącach, a klient co miesiąc oszczędzał ponad 80 godzin i dodatkowe zasoby energii.

Jakich narzędzi użyliśmy?

Wszystkie dashboardy oraz bazy danych zostały oparte o Airtable. 
W procesie tworzenia automatyzacji użyliśmy takich narzędzi jak Make,
N8N oraz Baselinker. Pozwoliło to na zaadresowanie konkretnych potrzeb klienta w taki sposób, aby było to w pełni spersonalizowane pod jego preferencje i cele.

Opinia klienta

Prowadząc e-commerce oraz akademię szkoleniową w branży beauty, wykonywaliśmy dużo ręcznych działań. Chciałem wyeliminować powtarzalne działania w obsłudze szkoleń i w tym pomogła mi ekipa Nocodework. Zaoszczędziliśmy 30 godzin w ciągu miesiąca dzięki tylko jednej automatyzacji wystawiania certyfikatów, a cały czas pracujemy nad kolejnymi. Polecam!
Adam Mroczka
Adam Mroczka
Właściciel Rarity sp. z o.o.

Porozmawiajmy 

o automatyzacji

w Twojej firmie

Bezpłatna konsultacja to 30 minut, w trakcie których omawiamy Twoje cele biznesowe i sprawdzamy, czy automatyzacja może pomóc w ich realizacji.
Odpowiemy na wszystkie Twoje pytani i pomożemy zrozumieć jak działa automatyzacja oraz sztuczna inteligencja.
Podaj adres email*
Ups! Coś nie tak z tym emailem.
Podaj numer telefonu*
Oj! Numer telefonu nie z tej planety.
Napisz temat rozmowy*
Dziękujemy za wysłanie wiadomości.
Ktoś niedługo się do Ciebie odezwie!
Coś nie pykło. Spróbuj jeszcze raz!