Modulam

Automatyzacja zarządzania dokumentacją i wnioskami urlopowymi

BRANŻA:
Budowlana
OBSZAR DZIAŁANIA
Sprzedaż i Administracja
UŻYTE NARZĘDZIa:
Make · Google Workspace · Tally · Trello
#CZAS
25 godzin
Automatyzacje oszczędzają zespołowi średnio 25 h ręcznej pracy każdego miesiąca.
#obsługa
15 min → 0 s
Struktura folderów i dokumentów pojawia się natychmiast po dodaniu klienta – bez udziału pracownika.
#urlop
2 h → 2 min
Cały proces złożenia i akceptacji wniosku trwa teraz < 2 minuty zamiast angażować trzy osoby przez 2 h.
#dokładność
0 błędów
Automatyczne numerowanie i nazwy plików wyeliminowały pomyłki i przyspieszyły wyszukiwanie.

Opinia klienta

Przed rozpoczęciem współpracy z Nocodework nasz zespół codziennie przekopywał się przez dziesiątki e-maili, ręcznie kopiował pliki do odpowiednich folderów i pilnował, by każdy etap procesu ofertowego był właściwie oznaczony.

Dziś wszystkie te czynności wykonuje za nas automatyzacja: sztuczna inteligencja sortuje korespondencję, zakłada karty zleceń, nadaje im numery i odkłada dokumenty we właściwe miejsce.

Efekt? Natychmiastowy zwrot inwestycji, brak ludzkich pomyłek i ogromna oszczędność czasu, którą przeznaczamy na rozwój nowych projektów. Polecam Nocodework za błyskawiczne wdrożenia, elastyczność i świetny kontakt na każdym etapie.
Adam Mroczka
Adam Kotarski
Właściciel modulam

Chcę zobaczyć
o ile skrócę procesy

Twoja firma może rozwijać się szybciej - zobacz jak
Rezerwuję 30-min konsultację onine↗

Kim był klient?

Modulam to polska firma specjalizująca się w projektowaniu i realizacji konstrukcji budowlanych z drewna.  Firma zajmuje się tworzeniem projektów, dostarczaniem gotowych elementów konstrukcyjnych oraz nadzorem nad montażem.

Z perspektywy specjalisty

Projekt dla firmy Modulam wymagał uproszczenia rutynowych zadań. Zautomatyzowaliśmy tworzenie folderów, plików oraz uzupełnianie dokumentów o dane klientów, a także wnioski urlopowe, które teraz prezes zatwierdza jednym kliknięciem. Satysfakcjonujące było widzieć, jak monotonne zadania, które wcześniej zabierały pracownikom dużo czasu i energii - teraz wykonują się same, automatycznie.
Aleksandra Łysokoń
Automation Team Leader

Problemy biznesowe

Ręczne tworzenie folderów i plików

każdy nowy projekt oznaczał kopiowanie szablonów i ręczne modyfikowanie kilkudziesięciu pól.

Stałe monitorowanie skrzynki mailowej

aby wychwycić zapytania ofertowe, zespół musiał nieustannie sprawdzać e‑maile.

Czasochłonny proces urlopowy

drukowanie, podpisywanie i skanowanie wniosków angażowało trzy osoby.

Manualne uzupełnianie dokumentów

wielokrotne wpisywanie tych samych danych podnosiło ryzyko błędów.

Jakie były cele?

  • Automatyzacja tworzenia dokumentacji i plików dla nowych klientów.
  • Zmniejszenie ilości pracy w obszarze uzupełniania danych.
  • Uproszczenie procesu składania wniosków urlopowych.

Obszary działania

01

Inteligentna skrzynka

Make monitoruje e‑maile, wykrywa zapytania ofertowe i automatycznie zapisuje je w CRM oraz przypisuje handlowcowi w Trello.
02

Uzupełnianie danych

Pracownik wpisuje dane firmy tylko raz w formularzu Tally; Make generuje komplet dokumentów Google i umieszcza je w odpowiednim folderze na Dysku.
03

Zarządzanie projektem

Jedno kliknięcie w Trello uruchamia scenariusz, który tworzy strukturę folderów, numeruje pliki i wypełnia je danymi klienta.
04

Wnioski urlopowe

Formularz Tally + Make przygotowują PDF wniosku, wysyłają go do prezesa do e‑podpisu, a kopia trafia od razu do kadr – cały proces trwa < 2 min.

Jakich narzędzi użyliśmy?

Cały ekosystem zbudowaliśmy w Make. Scenariusze monitorują Gmaila, zakładają foldery na Dysku i generują dokumenty w Dokumentach Google. Dane startowe wpadają przez formularze Tally, a status każdego leada i projektu trafia na tablice Trello, dzięki czemu zespół widzi postęp w czasie rzeczywistym.

Porozmawiajmy 

o automatyzacji

w Twojej firmie

Bezpłatna konsultacja to 30 minut, w trakcie których omawiamy Twoje cele biznesowe i sprawdzamy, czy automatyzacja może pomóc w ich realizacji.
Odpowiemy na wszystkie Twoje pytani i pomożemy zrozumieć jak działa automatyzacja oraz sztuczna inteligencja.
Podaj adres email*
Ups! Coś nie tak z tym emailem.
Podaj numer telefonu*
Oj! Numer telefonu nie z tej planety.
Napisz swoją wiadomość*
Dziękujemy za wysłanie wiadomości.
Ktoś niedługo się do Ciebie odezwie!
Coś nie pykło. Spróbuj jeszcze raz!