Dyrektor sprzedaży zwiększa liczbę domkniętych deali, automatyzując cztery czynności, które codziennie pochłaniają czas handlowców: wpisywanie notatek ze spotkań do CRM, przenoszenie danych z maila do arkusza, aktualizację statusu deala przed przeglądem oraz przygotowanie raportów. Automatyzacja procesu sprzedażowego przejmuje te zadania, więc zespół wraca do rozmów z klientami zamiast do przepisywania danych między systemami.
Twoi handlowcy nie zostali zatrudnieni po to, żeby przepisywać dane między systemami. A jednak część dnia spędzają właśnie na tym. Notatka ze spotkania ląduje w CRM, mail trafia do arkusza, status deala idzie do prezentacji na poniedziałkowy przegląd. Każda taka czynność trwa minutę, czasem dwie. Pomnóż to przez kilkadziesiąt kontaktów dziennie i przez cały zespół, a zobaczysz, ile godzin tygodniowo wycieka na pracy, która nie domyka żadnej sprzedaży. Dobra wiadomość jest taka, że większość tego da się zdjąć z ludzi i przerzucić na automatyzację procesu sprzedażowego, tak żeby handlowiec wrócił do tego, za co mu płacisz: do rozmów z klientem.
Gdzie naprawdę ucieka czas Twojego zespołu
Jako dyrektor sprzedaży patrzysz na wyniki i na pipeline. Ale problem rzadko siedzi w samych wynikach. Częściej siedzi w drodze do nich. Poniżej cztery miejsca, w których proces przecieka najczęściej. Jeśli rozpoznajesz większość, to nie jest kwestia motywacji zespołu. To raczej kwestia narzędzi, które każą ludziom robić robotę, którą powinien wykonywać system.
CRM aktualizowany ręcznie, czyli aktualizowany rzadko
Handlowiec dzwoni, wysyła ofertę, dostaje odpowiedź, umawia kolejny krok. Żeby to wszystko trafiło do CRM, musi pamiętać, żeby tam wejść i wpisać. W praktyce wpisuje pod koniec dnia z pamięci, albo dzień później, albo wcale. Efekt jest taki, że dane w CRM są zawsze trochę nieaktualne, a Ty podejmujesz decyzje na podstawie obrazu sprzed tygodnia. Im więcej masz handlowców, tym bardziej ten obraz się rozjeżdża.
Leady, które stygną, zanim ktokolwiek do nich zadzwoni
Wpada zapytanie z formularza, z reklamy, z polecenia. Ląduje w skrzynce, w arkuszu albo w panelu, do którego ktoś musi zajrzeć. Zanim trafi do właściwego handlowca, mija kilka godzin, czasem dzień. A klient w tym czasie pisze do trzech innych firm. Szybkość kontaktu po zgłoszeniu potrafi decydować o tym, kto domknie deala. Ręczne rozdzielanie leadów tę szybkość zabija.
Brak follow-upu, bo nikt nie pilnuje terminów
Większość sprzedaży nie domyka się przy pierwszym kontakcie. Domyka się przy trzecim albo piątym. Ale follow-up wymaga, żeby ktoś pamiętał: wróć do tego klienta za trzy dni, przypomnij się po wysłaniu oferty. Kiedy to pilnowanie siedzi w głowie handlowca albo w żółtej karteczce, część kontaktów po prostu wypada z radaru. Nie dlatego, że klient powiedział „nie", tylko dlatego, że nikt nie powiedział „wróćmy do tego".
Raport sprzedaży sklejany ręcznie przed każdym przeglądem
Przed poniedziałkowym spotkaniem ktoś ściąga dane z CRM, dokłada liczby z arkusza, sprawdza, składa w prezentację. Zajmuje to godzinę albo dwie, co tydzień. A i tak raport pokazuje stan na piątek, nie na teraz. Płacisz za czas, w którym ktoś przepisuje liczby, zamiast je analizować.
Dlaczego więcej dyscypliny tego nie naprawi
Naturalna reakcja to zacisnąć śrubę: wymagać, żeby handlowcy uzupełniali CRM na bieżąco, pilnowali follow-upów, raportowali rzetelnie. Czasem to pomaga na chwilę. Ale walczysz wtedy z naturą sprzedawcy, który chce sprzedawać, a nie wpisywać. Każda minuta na administrację to minuta, której nie poświęca klientowi. Podświadomie to czuje, więc tnie ją tam, gdzie się da.
Drugi powód jest prostszy. Człowiek zapomina, system nie. Możesz najlepszemu handlowcowi przypominać o follow-upie co tydzień, a i tak raz na jakiś czas mu umknie, bo akurat miał gorący dzień. Reguła wpisana w proces nie ma gorszych dni. Dlatego zamiast wymagać od ludzi większej dyscypliny, lepiej zdjąć z nich te zadania, które w ogóle nie powinny zależeć od pamięci. To samo podejście opisaliśmy przy okazji tego, jak odzyskać godziny zjadane przez powtarzalne zadania.
Cztery rzeczy, które automatyzacja przejmuje od handlowca
Nie chodzi o to, żeby zastąpić sprzedawcę. Chodzi o to, żeby otoczyć go procesem, który sam pilnuje rutyny, a jego zostawia przy tym, co robi najlepiej. W praktyce zaczyna się od czterech rzeczy.
- Automatyczne logowanie aktywności. Wysłany mail, wykonany telefon, przesłana oferta, zmieniony status, to wszystko zapisuje się w CRM samo, bez ręcznego wklepywania. Handlowiec nie musi pamiętać o aktualizacji, bo system widzi, co się wydarzyło, i odnotowuje to przy właściwym kontakcie. CRM jest aktualny, bo aktualizuje się sam.
- Routing leadów w sekundy. Nowe zgłoszenie trafia od razu do właściwej osoby według reguł, które ustalasz: branża, region, wielkość firmy, źródło. Nikt nie przepycha go ręcznie, nikt nie czeka, aż ktoś zajrzy do skrzynki. Handlowiec dostaje powiadomienie i dzwoni, kiedy klient jeszcze pamięta, że wysłał zapytanie.
- Przypomnienia o follow-upie. Po wysłaniu oferty proces sam ustawia kolejny krok i pilnuje terminu. Jeśli klient nie odpowie w ustalonym czasie, handlowiec dostaje sygnał, że trzeba się przypomnieć. Żaden kontakt nie wypada z lejka tylko dlatego, że ktoś o nim zapomniał.
- Raport pipeline na żądanie. Stan lejka, wartość otwartych deali, etapy, prognoza, wszystko gotowe w każdej chwili, bez sklejania danych przed spotkaniem. Wchodzisz i widzisz aktualny obraz, a nie zdjęcie sprzed tygodnia. Przegląd zaczyna się od rozmowy o liczbach, nie od czekania, aż ktoś je przygotuje.
Do tego dochodzi rzecz, którą docenisz dopiero, gdy ją masz: widoczność. Przestajesz zgadywać, gdzie utykają deale, bo widzisz to w danych, które są aktualne, bo nikt nie musiał ich ręcznie uzupełniać. Wiele z tych usprawnień opiera się na tym, żeby spiąć systemy, które dziś ze sobą nie gadają: skrzynkę, CRM, źródła leadów i narzędzie do ofert.
Od czego zacząć, żeby nie przepalić budżetu
Nie zaczynaj od automatyzowania wszystkiego naraz. To najszybsza droga do projektu, który się rozłazi i nigdy nie wchodzi na produkcję. Zacznij od jednego procesu, który boli najmocniej, i sprawdź, czy działa, zanim ruszysz dalej.
Najczęściej najszybszy zwrot daje routing leadów albo automatyczny follow-up, bo tu strata jest najbardziej policzalna. Każdy lead, który ostygł, to potencjalny przychód, który poszedł do konkurencji. Który proces wybrać u Ciebie, najlepiej ustalić na warsztacie discovery, na którym ustalisz, co automatyzować najpierw, zanim wydasz złotówkę na budowę. Jeśli wciąż się wahasz, czy to już ten moment, pomóc może lista sygnałów, że firma pilnie potrzebuje automatyzacji. Jeśli rozpoznajesz kilka, decyzję masz właściwie podjętą.
Podsumowanie
Handlowiec, który połowę dnia spędza na administracji, to nie problem handlowca. To problem procesu, który każe ludziom robić robotę za system. CRM aktualizowany z pamięci jest zawsze nieaktualny, leady rozdzielane ręcznie stygną, follow-up oparty na żółtych karteczkach wypada z radaru, a raport sklejany przed przeglądem pokazuje przeszłość. Automatyczne logowanie aktywności, routing leadów, przypomnienia o follow-upie i raport pipeline na żądanie zdejmują z zespołu rutynę i oddają mu czas na sprzedaż, a Tobie dają obraz lejka, któremu możesz ufać. Nie musisz zaczynać od całego systemu. Zacznij od jednego procesu, który traci Ci najwięcej deali, i rozbudowuj dopiero wtedy, gdy zobaczysz, że to działa.