moto46
Automatyzacja procesu obsługi zamówień w systemie bez API (Autostacja)
BRANŻA:
Motoryzacyjna / E-commerce
OBSZAR DZIAŁANIA
Automatyzacja obsługi zamówień, integracja systemów (Baselinkera i Autostacji), automatyczne fakturowanie, zarządzanie danymi klientów
UŻYTE NARZĘDZIa:
Baselinker, Make.com, Google Sheets, Python
#CZAS
2x
Czas obsługi zamówień skrócił się niemal dwukrotnie.
#Skalowalność
20 zamówień/h
Automatyzacja potrafi przetworzyć średnio ponad 40 zamówień w 2 godziny, a pracownicy skupiają się na rozwoju biznesu.
#Dokładność
0
Ręczne wprowadzanie danych zostało wyeliminowane, przez co błędy spadły do zera.
#Zwrot
1 miesiąc
Nawet przy tak nietypowym projekcie zwrot z inwestycji nastąpił już w pierwszym miesiącu. Firma zmieniła plany, widząc ogromny potencjał w dalszej automatyzacji.
Używamy systemu Autostacja, który został nam narzucony przez importera i jest całkowicie zamknięty (bez API oraz jakichkolwiek możliwości integracji).
Z drugiej strony korzystamy też z BaseLinkera, w którym nasi pracownicy codziennie zbierają zamówienia.
To jest codzienna, powtarzalna praca, która pochłania dwa razy po pół etatu! Dlatego szukaliśmy rozwiązania tej sytuacji, ponieważ chcieliśmy zaoszczędzić czas, usprawnić proces oraz po prostu ułatwić życie naszym pracownikom. Z rozwiązaniem przyszła firma Nocodework i Mikołaj Brunka i Julia Czarniak.
Dzięki automatyzacji udało nam się zaoszczędzić cały etat i znacząco zwiększyć przepustowość obsługiwanych zamówień (osoby, które wcześniej przepisywały ręcznie dane, mogą teraz zająć się czymś innym).
🟠 Nasz historia pokazuje, że nawet w przypadku starszych i pozornie nieelastycznych systemów można znaleźć nowoczesne rozwiązania, które realnie usprawniają pracę i przynoszą wymierne korzyści. Tylko czasem potrzebna jest do tego pomoc specjalistów, takich, jak Nocodework.
Z drugiej strony korzystamy też z BaseLinkera, w którym nasi pracownicy codziennie zbierają zamówienia.
To jest codzienna, powtarzalna praca, która pochłania dwa razy po pół etatu! Dlatego szukaliśmy rozwiązania tej sytuacji, ponieważ chcieliśmy zaoszczędzić czas, usprawnić proces oraz po prostu ułatwić życie naszym pracownikom. Z rozwiązaniem przyszła firma Nocodework i Mikołaj Brunka i Julia Czarniak.
Dzięki automatyzacji udało nam się zaoszczędzić cały etat i znacząco zwiększyć przepustowość obsługiwanych zamówień (osoby, które wcześniej przepisywały ręcznie dane, mogą teraz zająć się czymś innym).
🟠 Nasz historia pokazuje, że nawet w przypadku starszych i pozornie nieelastycznych systemów można znaleźć nowoczesne rozwiązania, które realnie usprawniają pracę i przynoszą wymierne korzyści. Tylko czasem potrzebna jest do tego pomoc specjalistów, takich, jak Nocodework.
Chcę zobaczyć
o ile skrócę procesy
Twoja firma może rozwijać się szybciej - zobacz jak
Rezerwuję 30-min konsultację onine↗
Kim był klient?
MOTO46 to autoryzowany dealer marek Yamaha, Suzuki, Kawasaki i KTM. Firma działa w branży motoryzacyjnej i wodnej, oferując motocykle, skutery, quady, rowery elektryczne, skutery wodne czy łodzie. Obsługuje też sprzedaż części zamiennych, akcesoriów, odzieży motocyklowej oraz prowadzi serwis.
Z perspektywy specjalisty
Realizacja automatyzacji w MOTO46 okazała się bardzo niecodziennym wyzwaniem. Brak API w Autostacji i nietypowe procesy wymagały stworzenia bardzo spersonalizowanego rozwiązania. Jednocześnie zaangażowanie całego zespołu MOTO46 pozwoliło nam na szybką i efektywną współpracę. Ta intensywna kooperacja przyniosła imponujący zwrot z inwestycji, co podkreśla, że trudne projekty potrafią przynieść ponadprzeciętne korzyści.
Problemy biznesowe
Ręczne przepisywanie danych
Z uwagi na przestarzały interfejs Autostacji i brak oficjalnego API, pracownicy musieli ręcznie kopiować informacje z Baselinkera, co prowadziło do błędów i opóźnień.
Błędy w dokumentach
Pomyłki skutkowały nieprawidłowymi danymi na fakturach i paragonach, a tym samym generowały dodatkowe koszty i frustrację.
Zmarnowany potencjał zespołu
Ręczne czynności wydłużały proces obsługi zamówień, przez co pracownicy nie mogli w pełni skupić się na zadaniach kluczowych dla firmy.
Jakie były cele?
- Wyeliminować błędy w dokumentach poprzez automatyczne pobieranie danych.
- Oszczędzić czas potrzebny na wystawianie faktur i paragonów i zautomatyzować ten proces w 100%
- Odciążyć pracowników, aby mogli realizować bardziej strategiczne zadania i obsługiwać większą liczbę zamówień.
Obszary działania
01
Pobieranie zamówień z Baselinkera
Stworzyliśmy mechanizm, który automatycznie pozyskuje dane dot. zamówień i przesyła je do dalszego przetwarzania.
02
Integracja z Autostacją
Mimo braku API udało się to zrealizować przy użyciu Make.com, Google Sheets oraz lokalnego skryptu Python. Dzięki temu wszystkie dane są wprowadzane automatycznie.
03
Zarządzanie danymi kontrahentów
System weryfikuje, czy dany klient widnieje już w bazie. W razie potrzeby tworzy nową kartę, co usuwa konieczność ręcznego przepisywania.
04
Automatyczna aktualizacja faktur i statusów
Po wygenerowaniu faktury status zamówienia zostaje automatycznie zaktualizowany.
05
Obsługa błędów
W przypadku błędu w danych lub innego problemu zamówienie otrzymuje odpowiedni status w Baselinker. Dzięki temu błędy można szybko wyeliminować, a proces realizacji zamówienia przebiega bez przestojów.
Jakich narzędzi użyliśmy?
Python
Google Sheets
Make
Baselinker
W tym projekcie każde narzędzie pełniło ściśle określoną rolę, tworząc razem w pełni zautomatyzowany system. Baselinker stanowił punkt wyjścia i główne źródło danych o zamówieniach. Platforma Make działała jako centrum operacyjne, które koordynowało cały przepływ informacji. Google Sheets posłużyło jako elastyczna baza pośrednicząca do przetwarzania danych, a kluczowym elementem był skrypt w języku Python, który umożliwił komunikację z systemem klienta mimo braku oficjalnego API.
Porozmawiajmy
o automatyzacji
w Twojej firmie
Bezpłatna konsultacja to 30 minut, w trakcie których omawiamy Twoje cele biznesowe i sprawdzamy, czy automatyzacja może pomóc w ich realizacji.
Odpowiemy na wszystkie Twoje pytani i pomożemy zrozumieć jak działa automatyzacja oraz sztuczna inteligencja.