Jak odzyskaliśmy 15 000 zł miesięcznie w firmie naszego klienta?

Czy Twoi pracownicy toną w powtarzalnych zadaniach? Czy tworzenie dokumentów, obsługa zapytań i zarządzanie urlopami kradnie cenny czas, który można by poświęcić na rozwój biznesu? Jeśli brzmi to znajomo, ten artykuł jest dla Ciebie.

Na podstawie konkretnego przypadku naszego klienta pokażemy Ci, jak proste wdrożenie automatyzacji pozwoliło zaoszczędzić 15 000 zł miesięcznie, skrócić procesy z godzin do minut i wyeliminować kosztowne błędy. Zobacz, jak Twoja firma może osiągnąć to samo.

Problem 1: Godziny spędzone na tworzeniu dokumentacji projektowej

Wyobraź sobie start nowego projektu. Zanim zespół na dobre zacznie pracę, ktoś musi ręcznie stworzyć całą strukturę folderów, przygotować pliki według wzoru, a następnie skrupulatnie przekopiować dane klienta do odpowiednich dokumentów. Proces ten nie tylko trwał godzinami, ale był też źródłem niekończących się błędów – literówek w nazwach, pomyłek w obliczeniach czy problemów z dostępami. Każdy błąd to strata czasu i ryzyko dla reputacji firmy.

Rozwiązanie: Jeden formularz, który robi wszystko za Ciebie

Zamiast ręcznego kopiowania i wklejania, wdrożyliśmy prosty system oparty na jednym formularzu online.

Jak to zrobić w Twojej firmie?

Zamiast tworzyć dokumenty ręcznie, stwórz inteligentny formularz (np. w Tally, Google Forms).

• Krok 1: Zbierz dane w jednym miejscu. Pracownik wypełnia jeden, centralny formularz, wprowadzając wszystkie dane projektowe tylko raz. To drastycznie zmniejsza ryzyko pomyłki.
  • Pytanie pomocnicze: Jakie kluczowe informacje są niezbędne do rozpoczęcia każdego projektu w Twojej firmie? Zbierz je w formie pytań w jednym formularzu.
• Krok 2: Pozwól automatowi działać. Po kliknięciu "Utwórz projekt", automatyzacja (np. za pomocą narzędzia Make) przejmuje pałeczkę.
  • Automatycznie tworzy całą strukturę folderów na Dysku Google.
  • Generuje niezbędne dokumenty na podstawie szablonów.
  • Wypełnia je danymi z formularza, wstawiając nazwy, daty i inne informacje w odpowiednie miejsca.
  • Wszelkie formuły w arkuszach obliczają się automatycznie.

Efekt? Proces, który zajmował godziny, teraz trwa kilka minut. Wyeliminowaliśmy błędy w nazewnictwie i obliczeniach, a cały system stał się powtarzalny i uporządkowany.

Problem 2: Walka z czasem przy obsłudze zapytań ofertowych

W branży naszego klienta czas reakcji na zapytanie ofertowe jest kluczowy. Zespół był w ciągłej gotowości, odświeżając skrzynkę mailową, aby jak najszybciej odpowiedzieć na nową wiadomość. To prowadziło do paradoksu – pracownik, zajmując się jednym zapytaniem, nie był w stanie obsłużyć kolejnego, które wpadło w tym samym czasie. Praca w ciągłym rozproszeniu i niemożność efektywnego przydzielania zadań spowalniały cały proces.

Rozwiązanie: Inteligentny system, który kategoryzuje i przydziela zadania

Zaprojektowaliśmy automatyczny system, który przejął zarządzanie przychodzącymi zapytaniami.

Jak to zrobić w Twojej firmie?

• Krok 1: Naucz automat czytać Twoje maile. Automatyzacja skanuje przychodzące zapytania ofertowe, analizując ich treść i wymagania.
• Krok 2: Ustal jasne reguły gry. Na podstawie zdefiniowanych przez Ciebie reguł (np. specjalizacji członków zespołu, ich obecnego obciążenia), system automatycznie przypisuje zapytanie do odpowiedniej osoby.
  • Pytanie pomocnicze: Kto w Twoim zespole jest najlepszy w obsłudze małych, a kto dużych zleceń? Czy są jakieś specjalizacje? Określ te zasady.
• Krok 3: Stwórz centralną bazę zadań. Wszystkie zapytania trafiają do jednego, wspólnego miejsca (np. tablicy w Trello). Dzięki temu widzisz, kto nad czym pracuje i możesz łatwo zarządzać priorytetami.

Efekt? Zespół przestał tracić czas na pilnowanie skrzynki mailowej. Każdy wie, czym ma się zająć, a reakcja na zapytania jest niemal natychmiastowa. Koniec z wąskimi gardłami i pracą w chaosie.

Problem 3: Papierowe wnioski urlopowe, które giną w delegacjach

Proces wnioskowania o urlop był drogą przez mękę: wypełnij papierowy wniosek, wydrukuj go, zdobądź podpis dyrektora (o ile jest w biurze), zeskanuj i wyślij do kadr. Generowało to niepotrzebne przestoje, angażowało kilka osób i tworzyło stosy papierów, które czekały na podpis.

Rozwiązanie: Cyfrowy wniosek urlopowy załatwiony w 2 minuty

Papier zastąpiliśmy prostym, cyfrowym procesem.

Jak to zrobić w Twojej firmie?

• Krok 1: Stwórz cyfrowy formularz wniosku. Pracownik wypełnia krótki formularz online.
• Krok 2: Wyślij automatyczne powiadomienie. Przełożony otrzymuje natychmiastowe powiadomienie (np. mailem lub na czacie) o nowym wniosku i może go zaakceptować lub odrzucić jednym kliknięciem, nawet na telefonie.
• Krok 3: Zautomatyzuj archiwizację. Po akceptacji system automatycznie generuje plik PDF z potwierdzeniem i wysyła go do kadr w celu archiwizacji.

Efekt? Proces, który potrafił ciągnąć się dniami, skrócił się do kilku minut. Oszczędzamy czas wszystkich zaangażowanych osób i eliminujemy papierkową robotę.

"Czy to nie za dużo pracy dla małej firmy?"

Możesz myśleć, że wdrażanie takich systemów to zadanie dla wielkich korporacji z dedykowanymi działami IT. Nic bardziej mylnego. To właśnie w małych i średnich firmach automatyzacja przynosi największe korzyści. Dlaczego?

• Każda zaoszczędzona godzina ma znaczenie. W mniejszym zespole czas pracowników jest na wagę złota. Uwolnienie ich od powtarzalnych zadań pozwala skupić się na tym, co naprawdę napędza biznes: obsłudze klienta, sprzedaży i innowacjach.
• Nie potrzebujesz armii programistów. Nowoczesne narzędzia no-code, takie jak Make, pozwalają budować potężne automatyzacje bez pisania ani jednej linijki kodu, łącząc aplikacje, których już używasz (Gmail, Dysk Google, Trello).
• Zyskujesz profesjonalizm i skalowalność. Uporządkowane procesy to fundament rozwoju. Automatyzacja sprawia, że Twoja firma działa sprawnie i jest gotowa na obsługę większej liczby klientów bez zwiększania zatrudnienia.

Podsumowanie: Twoja firma może działać sprawniej

Automatyzacja to nie fanaberia, lecz konieczność w dzisiejszym świecie. Jak pokazał przykład naszego klienta, jej wdrożenie przynosi wymierne korzyści:

• Oszczędność czasu przy tworzeniu dokumentacji i obsłudze procesów.
• Szybszy czas reakcji na zapytania klientów.
• Uproszczenie i cyfryzacja wewnętrznych procedur, jak wnioski urlopowe.
• Eliminacja ludzkich błędów w kluczowych procesach.
• Zwiększenie wydajności i skupienia zespołu.

Zastanów się, ile małych, powtarzalnych procesów składa się na codzienną pracę w Twojej firmie. Nawet niewielkie usprawnienia, zsumowane, tworzą potężny efekt procentu składanego, który napędza rozwój Twojego biznesu.

‍