Dofinansowanie automatyzacji i AI dla MŚP 2026: programy, na co, jak się przygotować

Aktualizacja: wrzesień 2026. Kwoty, procenty i terminy pochodzą ze stron PARP, ARP, podatki.gov.pl, biznes.gov.pl i portali Funduszy Europejskich, sprawdzonych 2 września 2026. Nabory zmieniają się co kilka miesięcy, więc przed decyzją sprawdź harmonogram u źródła; linki podajemy przy każdym programie.

Co drugi klient, który przychodzi do nas z automatyzacją albo agentem AI, pyta w pewnym momencie o dotację. I prawie zawsze ma w głowie obraz z konferencji: „jest 140 milionów na cyfryzację MŚP”. Jest. Tylko że większość tych pieniędzy leży w programach dla projektów od 3 milionów złotych z obowiązkowymi pracami badawczymi albo w grantach zarezerwowanych dla firm produkcyjnych z pięcioletnią historią. Typowe wdrożenie automatyzacji w firmie usługowej kosztuje 10–30 tysięcy i do żadnego z nich nie pasuje.

Ten tekst porządkuje, co realnie jest dostępne w 2026 roku dla małej i średniej firmy, która chce zautomatyzować procesy albo wdrożyć AI: sześć programów dotacyjnych, dwie ulgi podatkowe i jedno miejsce, gdzie doradztwo i szkolenia da się sfinansować w 80 procentach. Do tego uczciwa odpowiedź, kiedy czekanie na nabór kosztuje więcej niż sama dotacja.

TL;DR: Na małą automatyzację (do 30 tys. zł) w 2026 roku nie ma dotacji, jest za to BUR: szkolenia i doradztwo z dofinansowaniem do 80 procent przez operatora w Twoim województwie. Dotacje inwestycyjne zaczynają się od projektów za 50–200 tys. zł w programach regionalnych (50–70 procent dla mikro i małych firm) i 300 tys. zł w Dig.IT dla firm produkcyjnych (grant 150–850 tys. zł, do 50 procent). Ścieżka SMART to projekty od 3 mln zł z pracami B+R. Jeśli budujesz własne oprogramowanie, policz ulgę B+R (dodatkowe 100 procent kosztów, 200 procent wynagrodzeń) zamiast czekać na nabór.

Trzy prawdy o dotacjach na automatyzację

Pierwsza: pieniądze publiczne na cyfryzację MŚP są rozdzielone między kilkanaście programów o różnych progach, a próg to najważniejsza liczba w całej tabeli. Ścieżka SMART zaczyna się od 3 mln zł wartości projektu. Dig.IT od grantu 150 tys. zł, czyli projektu za ok. 300 tys. zł. Regionalne działania na cyfryzację MŚP od 50 tys. zł. Poniżej tego pułapu zostaje dofinansowanie usług rozwojowych w BUR i ulgi podatkowe.

Druga: dotacja inwestycyjna finansuje zakup i wdrożenie technologii, nie proces myślenia o niej. Audyt procesów, warsztat, w którym ustalasz, co automatyzować, i szkolenie zespołu rozliczysz zwykle z innej puli (BUR, komponent doradczy w Dig.IT, część diagnostyczna w programach Polski Wschodniej) niż same wdrożenie.

Trzecia: harmonogramy się przesuwają. Drugi nabór Dig.IT był zapowiadany na czerwiec 2026, dziś ARP pisze o przełomie trzeciego i czwartego kwartału. Program automatyzacji i robotyzacji dla Polski Wschodniej miał nabór w 2024 roku i według biznes.gov.pl kolejnych nie planuje, bo środki się wyczerpały. Dlatego w tabeli podajemy stan na 2 września 2026 i link do źródła zamiast obietnic.

Przegląd programów: co, dla kogo, ile

Stan na 2 września 2026. „Wg regulaminu naboru” oznacza, że poziom dofinansowania zależy od regionu, wielkości firmy i rodzaju wydatku, a jedyne wiążące liczby są w dokumentacji konkretnego naboru.

Poza tabelą: pożyczki preferencyjne z KPO (od 5 mln zł, oprocentowanie od 0,5%) i zapowiadany na drugą połowę 2026 Fundusz Transformacji Cyfrowej (pożyczki 2,5–15 mln zł z umorzeniem do 15%) opisuje biznes.gov.pl. To instrumenty dla projektów wielokrotnie większych niż typowa automatyzacja w MŚP, dlatego tylko je sygnalizujemy.

Programy po kolei

Ścieżka SMART to główny instrument FENG i najczęściej mylony z „dotacją na cyfryzację”. Nabór dla MŚP na wdrożenie wyników prac B+R trwał od 14 maja do 11 czerwca 2026 z budżetem 700 mln zł, maksymalnym wsparciem 50 mln zł i minimalną wartością projektu 3 mln zł. Wcześniejszy nabór na projekty badawcze (do 31 marca 2026) wymagał obowiązkowego komponentu B+R, a poziom dofinansowania wynosił od 35 do 80 procent zależnie od wydatku i wielkości firmy. Kompetencje cyfrowe i internacjonalizacja są tu dodatkiem do 15 procent kosztów, nie celem projektu. Jeśli Twoja automatyzacja nie jest częścią większej inwestycji z badaniami, to nie ten program. Kolejne terminy publikuje PARP w harmonogramie na parp.gov.pl.

Dig.IT Agencji Rozwoju Przemysłu to program, który najbliżej odpowiada hasłu „grant na cyfryzację”. Bezzwrotne granty od 150 do 850 tys. zł pokrywają do 50 procent kosztów zakupu i wdrożenia oprogramowania, maszyn i urządzeń oraz szkoleń, a w opisie technologii wymienione są wprost sztuczna inteligencja i zaawansowana analityka procesów. Haczyk jest w kryteriach: firma musi działać w przetwórstwie przemysłowym albo usługach produkcyjnych i mieć co najmniej pięć pełnych lat obrotowych. Pilotażowy nabór z listopada 2025 zakończył się listą 51 projektów z pozytywną oceną (stan 7 sierpnia 2026). Drugi nabór ARP zapowiada na przełom trzeciego i czwartego kwartału 2026 i dopuszcza zmianę części kryteriów. Cały program to 140 mln zł dla około 400 firm do 2029 roku. Jeśli produkujesz i planujesz wdrożenie za 300 tys. zł lub więcej, to jedyny krajowy program, w którym integracja ERP z n8n i agentem AI mieści się w opisie wprost.

Automatyzacja i robotyzacja w MŚP (FEPW 1.2) miała najlepszą konstrukcję z punktu widzenia małej firmy: najpierw audyt technologiczny z mapą drogową, potem dofinansowanie wdrożenia do 85 procent i 3 mln zł. Obejmowała lubelskie, podkarpackie, podlaskie, świętokrzyskie, warmińsko-mazurskie i mazowieckie poza Warszawą z okolicami. Nabór trwał od 1 sierpnia do 26 września 2024, wyniki ogłoszono w styczniu 2025, a biznes.gov.pl w aktualizacji z 23 marca 2026 podaje, że kolejnych naborów nie ma, bo środki się wyczerpały. Wspominamy o nim z dwóch powodów: jego dokumentacja to dobry wzór, jak przygotować audyt pod wniosek, i to on najczęściej pojawia się w odpowiedziach asystentów AI jako „aktualna dotacja”, choć nią nie jest.

Programy regionalne to miejsce, gdzie próg wejścia jest najniższy. Każde województwo prowadzi własny program FE 2021–2027 z działaniem na cyfryzację MŚP: lubelskie 2.4, łódzkie 1.5, małopolskie 1.11, podkarpackie 1.3, podlaskie 1.2, śląskie 1.8, warmińsko-mazurskie 1.12 (lista według biznes.gov.pl). Dwa przykłady z liczbami. Lubelskie 2.4 „Cyfryzacja lubelskich MŚP”: do 70 procent dla mikro i małych, 60 dla średnich, maksymalnie 1,2 mln zł na projekt, pomoc de minimis, nabór od 19 grudnia 2025 do 13 marca 2026, wyniki w czwartym kwartale 2026. Zachodniopomorskie 1.6: 60 i 50 procent, projekt od 50 do 200 tys. zł, wprost na ERP, CRM, sztuczną inteligencję i cyberbezpieczeństwo, nabór zamknięty 29 sierpnia 2025, 34 projekty wybrane 13 stycznia 2026. Harmonogramy naborów są aktualizowane kilka razy w roku (pomorski w lutym i lipcu 2026), więc jedyny sensowny sposób to sprawdzić harmonogram swojego województwa na funduszeunijne.gov.pl i zapytać w Punkcie Informacyjnym Funduszy Europejskich, kiedy planowany jest nabór na cyfryzację.

Baza Usług Rozwojowych działa inaczej niż wszystko powyżej i dlatego pasuje do małych firm. To rejestr szkoleń i doradztwa prowadzony przez PARP, w którym wybierasz usługę, podpisujesz umowę z operatorem w swoim województwie, dostajesz identyfikator wsparcia i zapisujesz się na usługę. Dorośli uczący się z własnej inicjatywy dostają dofinansowanie 80 procent, w niektórych przypadkach 100. Dla firm poziom i limity ustala operator regionalny, więc pierwszy krok to znaleźć swojego operatora na stronie BUR. Od 2016 roku operatorzy podpisali 118 tysięcy umów o wartości 825 mln zł. W praktyce to droga, żeby sfinansować szkolenie zespołu z n8n albo pracy z AI i doradztwo, o ile dostawca ma usługę wpisaną do bazy. Samego wdrożenia workflow z BUR nie opłacisz.

Europejskie Centra Innowacji Cyfrowych (EDIH) to 13 ośrodków w Polsce finansowanych z FENG, które oferują MŚP plany transformacji cyfrowej, szkolenia, dostęp do ekspertów i testowanie rozwiązań przed wdrożeniem. Zasady odpłatności różnią się między centrami, więc sprawdź ofertę najbliższego. Dla firmy, która nie wie, od czego zacząć, to sensowny pierwszy krok przed audytem u agencji.

Ulgi podatkowe zamiast dotacji

O ulgach mówi się przy automatyzacji rzadko, a to jedyny mechanizm bez naboru, bez konkursu i bez czekania na wyniki.

Ulga na robotyzację pozwala odliczyć od podstawy opodatkowania dodatkowe 50 procent kosztów, czyli razem rozliczyć 150 procent wydatku. Obejmuje koszty poniesione od roku podatkowego rozpoczętego w 2022 do końca roku rozpoczętego w 2026, więc 2026 jest ostatnim rokiem. Kwalifikują się fabrycznie nowe roboty przemysłowe, maszyny i urządzenia peryferyjne z nimi powiązane, czujniki i sterowniki, systemy do zdalnego zarządzania, wartości niematerialne niezbędne do uruchomienia, szkolenia i leasing finansowy. Oprogramowanie do automatyzacji procesów biurowych nie jest wymienione w katalogu; ulga dotyczy robotyzacji produkcji. Odliczenie nie może przekroczyć dochodu z działalności, a niewykorzystaną część rozliczysz w sześciu kolejnych latach.

Ulga B+R jest szersza i ciekawsza dla firm, które budują coś własnego. Pozwala odliczyć dodatkowo 100 procent kosztów kwalifikowanych i 200 procent wynagrodzeń pracowników oraz osób na umowach zlecenia i o dzieło, wraz ze składkami. Centra badawczo-rozwojowe ze statusem MŚP odliczają 200 procent wszystkich kosztów. Warunek: działalność twórcza i systematyczna, podejmowana w celu zwiększenia zasobu wiedzy, plus wyodrębnienie kosztów B+R w ewidencji rachunkowej. Kupienie gotowego wdrożenia od agencji rzadko spełnia tę definicję. Rozwój własnej aplikacji, własnych agentów AI albo nietypowych integracji przez zespół wewnętrzny może ją spełniać, ale granica jest interpretacyjna, więc przed rozliczeniem zapytaj doradcę podatkowego albo wystąp o interpretację indywidualną.

„Widziałem firmę, która przez rok czekała na nabór, żeby dostać 60 procent zwrotu z projektu za 80 tysięcy, i przez ten rok ręcznie przepisywała zamówienia. Dotacja pokryła 48 tysięcy. Rok ręcznej pracy kosztował więcej. Dotacja nie naprawia złego zakresu ani złego momentu, ona tylko obniża cenę tego, co i tak zdecydowałeś się zrobić.” — Mikołaj Brunka, założyciel NoCodeWork

Jak przygotować projekt pod wniosek

Wszystkie programy inwestycyjne z tabeli oceniają to samo, tylko pod różnymi nazwami: czy wiesz, co zmieniasz, dlaczego, za ile i po czym poznasz, że się udało. Kolejność, która działa niezależnie od naboru:

1. Audyt procesów. Lista procesów z czasem, wolumenem i kosztem ręcznej obsługi. Programy Polski Wschodniej i Dig.IT wymagają diagnozy wprost, regionalne oceniają ją w uzasadnieniu. Audyt da się sfinansować z BUR jako usługę doradczą, jeśli wykonawca jest w bazie. Jak wygląda taki audyt, opisaliśmy w tekście o audycie procesów.
2. Zakres. Trzy do pięciu procesów z największym efektem, każdy z opisem „przed” i „po”. Wniosek z listą dwudziestu automatyzacji „bo się da” przegrywa z wnioskiem, który pokazuje, że faktura zakupowa z KSeF trafia do ERP bez ręcznego przepisywania i oszczędza 40 godzin miesięcznie. Do ustalenia zakresu używamy warsztatu discovery.
3. Wykonawca i oferta. Większość naborów wymaga rozeznania rynku: kilku ofert na ten sam zakres, porównywalnych i datowanych. Oferta powinna rozdzielać wdrożenie, licencje i utrzymanie, bo utrzymanie zwykle nie jest kosztem kwalifikowanym. Przegląd firm i widełek zebraliśmy w przeglądzie rynku automatyzacji w Polsce.
4. Harmonogram. Realny, z buforem na ocenę wniosku (Ścieżka SMART: do 175 dni) i na umowę. Wydatki poniesione przed złożeniem wniosku w większości programów nie kwalifikują się, więc start prac czeka.
5. Wskaźniki. Godziny zaoszczędzone miesięcznie, czas realizacji procesu, liczba błędów, liczba przeszkolonych osób. Muszą być mierzalne przed i po; jak liczyć oszczędności, pokazujemy w tekście ile oszczędza firma na automatyzacji.
6. Wniosek i dokumenty. Umowa z wykonawcą zgodna z wymogami programu (własność kodu i workflow, dokumentacja, licencje), oświadczenia de minimis, status MŚP. Co powinna zawierać umowa, opisaliśmy w tekście o umowie na automatyzacje.

Czego dotacja nie sfinansuje i typowe błędy

Utrzymania i abonamentów. Serwer pod n8n, plan Make, tokeny modeli AI, opieka nad instancją to koszty ciągłe, a dotacje inwestycyjne finansują zakup i wdrożenie. Po zakończeniu projektu płacisz je sam, więc policz je przed wnioskiem; rozpisaliśmy je w tekście o kosztach licencji w automatyzacji.

Wydatków sprzed wniosku. Firma, która „na szybko” zamówiła wdrożenie, a potem szuka naboru, zwykle nie rozliczy nic.

Zmiany zakresu w trakcie. Wniosek opisuje konkretne procesy i technologie. Odkrycie po trzech miesiącach, że zamiast integracji CRM potrzebny jest agent do skrzynki, oznacza aneks albo utratę części dofinansowania. Stąd audyt przed wnioskiem, nie po.

Projektu poniżej progu. Dig.IT nie przyjmie wniosku o 40 tys. zł, Ścieżka SMART o 300 tys. Zamiast sztucznie pompować zakres, żeby dobić do minimum, sprawdź program regionalny albo BUR.

Braku trwałości. Programy wymagają utrzymania efektów przez okres trwałości (zwykle 3 lata dla MŚP). Automatyzacja postawiona przez freelancera, który zniknął po pół roku, jest w tym kontekście ryzykiem formalnym, nie tylko operacyjnym.

Kiedy nie warto czekać na dotację

• Projekt kosztuje 5–15 tys. zł. Żaden program inwestycyjny nie schodzi tak nisko, a przygotowanie wniosku zajmie więcej godzin niż samo wdrożenie. Zrób, policz oszczędność, a do BUR zgłoś szkolenie zespołu.
• Proces boli teraz. Jeśli ręczna obsługa kosztuje 3 tys. zł miesięcznie, a nabór jest za pół roku plus ocena, samo czekanie zjada więcej niż dotacja odda. Tak wygląda rachunek w połowie firm, które o to pytają.
• Nie wiesz jeszcze, co automatyzować. Dotacja utrwala zakres na lata. Najpierw audyt, pilot za własne pieniądze, a wniosek na skalowanie tego, co zadziałało.
• Jesteś usługową firmą spoza produkcji z projektem za 100 tys. zł. Odpadają Dig.IT i ulga na robotyzację, zostaje program regionalny, jeśli akurat ma nabór. Sprawdź harmonogram i jeśli najbliższy jest za rok, licz ROI bez dotacji.

Odwrotnie: firma produkcyjna z pięcioletnią historią i planem integracji ERP, magazynu i agentów AI za 400 tys. zł powinna poczekać na drugi nabór Dig.IT. 200 tys. zł zwrotu uzasadnia kilka miesięcy przygotowań. Jak wygląda automatyzacja w takiej firmie, opisaliśmy w tekście o automatyzacji w produkcji.

FAQ

Czy jest dotacja na wdrożenie n8n albo Make w małej firmie?

Na samo wdrożenie za kilkanaście tysięcy złotych nie ma dedykowanego programu w 2026 roku. Najbliżej są programy regionalne na cyfryzację MŚP, w których minimalna wartość projektu to zwykle 50 tys. zł (np. zachodniopomorskie 1.6: 50–200 tys. zł, 60% dla mikro i małych), oraz BUR, z którego sfinansujesz szkolenie zespołu i doradztwo, ale nie budowę workflow.

Ile można dostać z Dig.IT i kto może się ubiegać?

Grant od 150 do 850 tys. zł, do 50% kosztów kwalifikowanych, na oprogramowanie, maszyny i urządzenia oraz szkolenia. Program jest dla mikro, małych i średnich firm z przetwórstwa przemysłowego i usług produkcyjnych, z co najmniej pięcioma pełnymi latami obrotowymi. Drugi nabór ARP planuje na przełom III i IV kwartału 2026 (stan na 2 września 2026, digit.arp.pl).

Czy Ścieżka SMART finansuje automatyzację procesów?

Tylko jako część większego projektu. Nabór dla MŚP z maja i czerwca 2026 dotyczył wdrożenia wyników prac B+R przy minimalnej wartości projektu 3 mln zł, a wcześniejszy nabór wymagał obowiązkowego komponentu badawczego. Kompetencje cyfrowe i doradztwo mieszczą się w nim jako dodatek do 15% kosztów. Typowa automatyzacja w MŚP za kilkadziesiąt tysięcy złotych do tego programu nie pasuje.

Jak działa dofinansowanie z Bazy Usług Rozwojowych?

Wybierasz szkolenie albo doradztwo w rejestrze BUR, podpisujesz umowę z operatorem w swoim województwie, dostajesz ID wsparcia i zapisujesz się na usługę z tym numerem. Osoby uczące się z własnej inicjatywy dostają 80%, w niektórych przypadkach 100% dofinansowania; dla firm poziom i limity ustala operator regionalny. Usługa musi być wpisana do bazy przez dostawcę.

Czy koszty automatyzacji można odliczyć w uldze B+R?

Tak, jeśli firma prowadzi własne prace twórcze i systematyczne, na przykład rozwija własne oprogramowanie albo agentów AI zespołem wewnętrznym, i wyodrębnia te koszty w ewidencji. Odliczenie to dodatkowe 100% kosztów kwalifikowanych i 200% wynagrodzeń. Zakup gotowego wdrożenia od zewnętrznej firmy zwykle tej definicji nie spełnia; granica jest interpretacyjna, więc warto potwierdzić ją interpretacją indywidualną.

Czy ulga na robotyzację obejmuje oprogramowanie do automatyzacji biura?

Nie. Katalog kosztów obejmuje fabrycznie nowe roboty przemysłowe, powiązane maszyny i urządzenia peryferyjne, oprogramowanie niezbędne do ich uruchomienia, szkolenia i leasing finansowy. Automatyzacja procesów administracyjnych i sprzedażowych nie jest w nim wymieniona. Ulga obejmuje koszty z lat podatkowych 2022–2026, więc 2026 to ostatni rok na jej wykorzystanie.

Podsumowanie

Dotacje na automatyzację i AI w 2026 roku istnieją, ale są skrojone pod projekty od 50 tys. zł w regionach, od 300 tys. zł w Dig.IT i od 3 mln zł w Ścieżce SMART. Dla mniejszych wdrożeń realne wsparcie to BUR na szkolenia i doradztwo oraz ulga B+R, jeśli budujesz coś własnego. Reszta to rachunek: co kosztuje więcej, pół roku czekania na nabór czy 40 procent ceny wdrożenia.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twój projekt w ogóle mieści się w jakimś programie i od czego zacząć przygotowania, umów bezpłatną konsultację. Powiemy wprost, kiedy dotacja ma sens, a kiedy szybciej i taniej wyjdzie zacząć od jednego procesu za własne pieniądze. Wniosków nie piszemy, ale przygotowujemy audyt i zakres, które firmy doradcze potem wykorzystują.

Przeczytaj również

• Wdrożenie AI w firmie: od czego zacząć w 2026
• Audyt procesów: jak wygląda i co dostajesz
• Warsztat discovery: co automatyzować jako pierwsze
• Stan automatyzacji w polskich MŚP 2026
• Ile oszczędza firma na automatyzacji
• Umowa na automatyzacje: co musi zawierać