Handlowcy zwykle zaczynają z AI od cold maili. To najgorszy możliwy start. Mail napisany przez czat w pięć sekund brzmi jak setki innych maili, które klient dostał w tym tygodniu, i ląduje w koszu. Potem zespół mówi „AI w sprzedaży nie działa” i wraca do starych nawyków.
AI w sprzedaży działa najlepiej tam, gdzie handlowiec traci czas, a klient tego nie widzi: przygotowanie do rozmowy, notatki po spotkaniu, oferta z notatek, follow-up, trening trudnej rozmowy. To jest wpis z serii „AI w firmie”, w której rozpisujemy nasz plan wdrożenia AI na 90 dni dział po dziale. Tu masz dział sprzedaży: od czego zacząć, co robić tydzień po tygodniu i 10 poleceń do skopiowania.
TL;DR: Zacznij od czterech zadań: research firmy przed rozmową, podsumowanie spotkania z mailem i wpisem do CRM, szkic oferty z notatek oraz follow-up, gdy klient milczy. Pracuj na firmowym koncie (ChatGPT, Claude, Gemini albo Copilot, czyli to, co macie w pakiecie), w projekcie z ofertą, cennikiem i Twoimi najlepszymi mailami. Po 4 tygodniach zmierz czas i zdecyduj, co zautomatyzować.
AI w sprzedaży: zadania, polecenia i czas
Czasy w tabeli są orientacyjne. Zmierz je u siebie przed startem i po miesiącu, bo tylko Twoje liczby przekonają zespół i zarząd.
| Zadanie | Gdzie | Polecenie | Bez AI → z AI (orientacyjnie) |
|---|---|---|---|
| Research firmy przed rozmową | czat z wyszukiwaniem w internecie | nr 1 | 45–60 min → 10–15 min |
| Pytania na pierwszą rozmowę | czat, projekt „Sprzedaż” | nr 2 | 20 min → 5 min |
| Podsumowanie spotkania, mail i wpis do CRM | czat + notatki lub transkrypcja | nr 3 | 30 min → 5–10 min |
| Szkic oferty z notatek | projekt z cennikiem i wzorami ofert | nr 4 | 1–2 h → 20–30 min |
| Follow-up, gdy klient milczy | projekt z Twoimi mailami | nr 5 | 15 min → 3 min |
| Odpowiedź na obiekcję „za drogo” | czat | nr 6 | nie chodzi o czas, tylko o lepszą odpowiedź |
| Trening trudnej rozmowy | czat (tryb rozmowy) | nr 7 | ćwiczysz na AI, a nie na kliencie |
| Pierwszy mail do nowego kontaktu | projekt z Twoimi mailami | nr 8 | 15 min → 5 min |
| Analiza przegranych szans | czat z plikiem z CRM | nr 9 | dzień w arkuszu → godzina |
| Odpowiedzi na typowe pytania klientów | projekt z ofertą i FAQ | nr 10 | robisz raz, potem kopiujesz |
Chcesz mieć cały plan, a nie tylko dział sprzedaży? Pobierz bezpłatny plan wdrożenia AI na 90 dni. W zestawie: przewodnik PDF z poleceniami dla 6 działów, wzór polityki AI i skill, który rozpisze plan pod Twoją firmę w kwadrans.
Zanim zaczniesz: konto, projekt, pomiar
Trzy rzeczy na pierwszy dzień. Bez nich polecenia z tego wpisu dadzą słabsze wyniki.
Firmowe konto AI. Handlowiec pracuje na danych klientów, więc darmowe i prywatne konta odpadają. Wybierz to, co pasuje do Waszego pakietu biurowego: Gemini, jeśli pracujecie w Google Workspace, Copilot przy Microsoft 365, ChatGPT Business albo Claude Team, jeśli chcecie osobne narzędzie. Szczegóły porównujemy w Copilot czy ChatGPT i Claude dla zespołu.
Projekt „Sprzedaż”. W ChatGPT i Claude to „Projekt”, w Gemini „Gem”, w Copilocie pracujesz na plikach z OneDrive albo SharePointa. Wrzuć tam:
- aktualną ofertę i cennik,
- 2–3 oferty, które wygrały,
- 5 Twoich maili do klientów, z których jesteś zadowolony (AI nauczy się z nich Twojego stylu),
- listę najczęstszych pytań i obiekcji,
- opis idealnego klienta: branża, wielkość, kto decyduje.
Od tej chwili AI odpowiada „po Waszemu”, a nie ogólnikami. To jedna godzina pracy, która zwraca się w pierwszym tygodniu.
Pomiar dnia zero. Zapisz, ile dziś zajmują Ci trzy zadania: przygotowanie do rozmowy, notatka po spotkaniu z mailem, szkic oferty. Po 4 tygodniach zmierzysz to samo. Ten krok opisujemy szerzej w planie wprowadzania AI na 90 dni.
Plan na 4 tygodnie
Jedno nowe zadanie tygodniowo. Szybciej się nie da, bo nawyk potrzebuje kilku powtórzeń.
| Tydzień | Co robisz | Polecenia | Po czym poznasz, że działa |
|---|---|---|---|
| 1 | Konto, projekt „Sprzedaż”, pomiar dnia zero. Research i pytania przed każdą rozmową | 1, 2 | Wchodzisz na rozmowę z trzema konkretnymi pytaniami o biznes klienta |
| 2 | Podsumowanie każdego spotkania: mail do klienta i wpis do CRM jeszcze tego samego dnia | 3 | W CRM nie ma rozmów bez notatki i kolejnego kroku |
| 3 | Oferty z notatek i follow-upy | 4, 5, 8 | Oferta wychodzi w 24 godziny, a nie po tygodniu |
| 4 | Obiekcje, trening rozmów, analiza przegranych. Najlepsze polecenia do wspólnej biblioteki zespołu | 6, 7, 9, 10 | Zespół ma jeden dokument z poleceniami, które działają |
Na koniec 4. tygodnia zmierz te same trzy zadania co w dniu zero. Jeśli handlowiec odzyskał kilka godzin w tygodniu, masz argument, żeby dać AI całemu zespołowi. Jeśli nie, zwykle winny jest pusty projekt (AI nie zna oferty) albo polecenia bez kontekstu.
10 poleceń do skopiowania
W nawiasach kwadratowych wpisz swoje dane. Każde polecenie zakłada, że pracujesz w projekcie „Sprzedaż” z ofertą i Twoimi mailami.
1. Research firmy przed rozmową
Przygotuj mi brief przed rozmową z firmą [nazwa firmy, adres strony].
Sprawdź w internecie: czym się zajmują, ile mniej więcej osób zatrudniają,
co się u nich zmieniło w ostatnich 12 miesiącach (nowe produkty, rekrutacje,
inwestycje, zmiany w zarządzie). Na tej podstawie wypisz 3 problemy, które
może rozwiązać nasza oferta, i 3 pytania, którymi zacznę rozmowę.
Przy każdej informacji podaj źródło. Jeśli czegoś nie wiesz, napisz „brak danych”.Wymaga czatu z wyszukiwaniem w internecie (ChatGPT, Gemini, Claude i Copilot to mają). Zdanie o źródłach jest ważne: bez niego AI potrafi dopisać „fakty”, których nie ma.
2. Pytania na pierwszą rozmowę
Mam pierwszą rozmowę z [stanowisko] w firmie [branża, wielkość].
Przygotuj 8 pytań, które pomogą mi zrozumieć ich problem, budżet,
kto decyduje i na kiedy potrzebują rozwiązania. Pytania otwarte,
bez żargonu, w kolejności od najłatwiejszych. Przy każdym dopisz,
czego mam słuchać w odpowiedzi.3. Podsumowanie spotkania: mail i wpis do CRM
Poniżej moje notatki (albo transkrypcja) ze spotkania z [firma].
1. Wypisz: problem klienta, budżet, kto decyduje, termin, obiekcje,
ustalone następne kroki z datami.
2. Napisz krótki mail do klienta z podsumowaniem i następnym krokiem,
w moim stylu (wzory maili masz w projekcie).
3. Przygotuj notatkę do CRM w 5 punktach.
Niczego nie dopisuj. Jeśli czegoś nie było w rozmowie, napisz „nie padło”.
[notatki]Jeśli nagrywasz spotkania, poinformuj o tym rozmówców na początku. Notatki ze spotkań potrafi robić Gemini w Google Meet i Copilot w Teams (w wyższych pakietach i z płatną licencją), są też osobne narzędzia, na przykład Fireflies czy tl;dv.
4. Szkic oferty z notatek
Na podstawie notatek ze spotkania (niżej) przygotuj szkic oferty dla [firma].
Użyj struktury i cen z naszych ofert w projekcie. Zacznij od problemu klienta
jego słowami, potem rozwiązanie, zakres, harmonogram, cena, następny krok.
Zaznacz [DO UZUPEŁNIENIA] wszystko, czego nie da się ustalić z notatek.
Nie wymyślaj cen ani terminów spoza cennika.
[notatki]Ofertę zawsze czytasz i poprawiasz sam. AI robi pierwszą wersję w kilka minut, a Ty zamiast pisać od pustej strony, poprawiasz.
5. Follow-up, gdy klient milczy
Klient [firma] dostał ofertę [data] i od tego czasu milczy.
Historia rozmów: [2–3 zdania albo wklej ostatni mail].
Napisz 3 wersje krótkiego follow-upu (do 80 słów), w moim stylu:
1) przypomnienie z jedną nową, konkretną informacją dla klienta,
2) pytanie, czy coś się zmieniło po ich stronie,
3) uprzejme zamknięcie tematu, jeśli to nie jest dobry moment.
Bez „chciałem tylko przypomnieć” i bez wykrzykników.6. Obiekcja „za drogo”
Klient mówi, że nasza oferta [usługa, cena] jest za droga w porównaniu
z [konkurencja albo „robieniem tego samemu”]. Przygotuj 3 odpowiedzi:
jedną opartą na koszcie braku zmiany, jedną na zakresie, jedną z propozycją
mniejszego pierwszego kroku. Każda do 4 zdań, bez presji i bez obniżania ceny.7. Trening trudnej rozmowy
Zagraj rolę [stanowisko, np. dyrektora finansowego] w firmie [branża, wielkość].
Rozważasz naszą ofertę [krótki opis], ale masz obawy: [cena, ryzyko wdrożenia,
zła wcześniejsza współpraca]. Zadawaj mi trudne pytania, jedno naraz, i reaguj
na moje odpowiedzi jak prawdziwy klient. Po 10 wymianach przerwij i oceń,
co powiedziałem dobrze, a co mogę powiedzieć lepiej.Najlepiej działa w trybie głosowym (ChatGPT, Gemini i Claude mają rozmowę głosową w aplikacji). Dziesięć minut przed ważnym spotkaniem robi większą różnicę niż godzina czytania o technikach negocjacji.
8. Pierwszy mail do nowego kontaktu
Napisz pierwszy mail do [imię, stanowisko] w [firma].
Powód kontaktu: [konkretny: polecenie od X, ich nowa inwestycja, wpis na LinkedIn].
Co możemy dać: [jedno zdanie]. Maks. 90 słów, jedno pytanie na końcu,
w moim stylu z maili w projekcie. Bez komplementów na start, bez „mam nadzieję,
że ten mail zastaje Cię w dobrym zdrowiu”, bez list punktowanych.To polecenie ma sens tylko z prawdziwym powodem kontaktu. Masowe maile z AI bez powodu to dokładnie to, co klienci nauczyli się usuwać.
9. Analiza przegranych szans
W załączniku eksport przegranych szans z CRM z ostatnich 6 miesięcy
(kolumny: branża, wielkość firmy, wartość, etap, powód przegranej, czas w lejku).
Znajdź 3–5 powtarzających się wzorców: na którym etapie najczęściej tracimy,
jakie powody się powtarzają, czy wielkość lub branża ma znaczenie.
Podawaj liczby z pliku. Na koniec zaproponuj 3 zmiany w procesie sprzedaży.Przed wgraniem pliku usuń imiona, nazwiska i adresy e-mail. Do analizy wzorców nie są potrzebne.
10. Odpowiedzi na typowe pytania klientów
Na podstawie oferty, cennika i FAQ w projekcie przygotuj odpowiedzi
na 10 pytań, które klienci zadają najczęściej: [lista pytań].
Każda odpowiedź do 60 słów, konkretna, z liczbami z cennika.
Jeśli odpowiedzi nie ma w materiałach, napisz „brak w materiałach”
zamiast zgadywać.Gotowe odpowiedzi trzymaj w projekcie albo w CRM. Raz sprawdzone, potem tylko kopiujesz.
ChatGPT, Claude, Gemini czy Copilot
Do tych dziesięciu zadań każde z nich wystarczy. Różnice, które mają znaczenie w sprzedaży:
| Narzędzie | Dobre, gdy | Na co uważać |
|---|---|---|
| Gemini w Google Workspace | pracujecie w Gmailu, Kalendarzu i Meet | pełne funkcje (np. notatki w Meet) dopiero w wyższych pakietach |
| Copilot w Microsoft 365 | pracujecie w Outlooku i Teams | darmowy Copilot Chat nie ma dostępu do Waszej poczty i plików w OneDrive, to daje dopiero płatna licencja Microsoft 365 Copilot |
| ChatGPT Business | chcecie osobne, uniwersalne narzędzie | osobna faktura i osobne konta dla zespołu |
| Claude Team | dużo długich dokumentów: umowy, przetargi, transkrypcje | mniej integracji z pakietem biurowym |
Zasada z planu 90 dni: zacznij od tego, co już macie w pakiecie biurowym. Zmienić narzędzie możesz po miesiącu, gdy zobaczysz, czego brakuje.
Czego nie wklejać do AI
W sprzedaży najwięcej ryzyka niosą dane klientów. Trzy zasady:
- Tylko konto firmowe. Na prywatnym ChatGPT dane klienta wychodzą poza kontrolę firmy. Na koncie firmowym masz umowę powierzenia i panel administratora.
- Bez haseł, numerów kart i danych, które nie są potrzebne do zadania. Do analizy przegranych szans nie potrzebujesz nazwisk. Imiona i maile da się usunąć przed wgraniem pliku, a do zamiany danych na znaczniki możesz użyć naszego darmowego CzystyPrompt, który działa w przeglądarce.
- Umowy i warunki handlowe tylko w zatwierdzonych narzędziach. To, co jest zatwierdzone, wpisujecie do polityki AI.
Gotowy wzór takiej polityki, z tabelą „co wolno wkleić”, jest we wpisie Polityka AI w firmie: wzór do skopiowania.
Kiedy czat już nie wystarcza
Po miesiącu zobaczysz, które zadania powtarzasz codziennie w ten sam sposób. To kandydaci do automatyzacji, czyli do tego, żeby działy się same, bez kopiowania między czatem a CRM:
- notatka ze spotkania sama trafia do CRM razem z zadaniem na kolejny krok,
- szanse bez ruchu od 7 dni same wracają do handlowca z gotowym szkicem follow-upu,
- nowy lead z formularza dostaje brief o firmie, zanim handlowiec do niego zadzwoni,
- w poniedziałek rano kierownik dostaje raport: co się ruszyło, co stoi i dlaczego.
To już nie są polecenia do czatu, tylko połączenie CRM, poczty i AI w jeden proces. Przykłady opisujemy w 12 automatyzacjach dla działu sprzedaży, a w Pipedrive krok po kroku w automatyzacji CRM Pipedrive. Gdy chcesz, żeby AI samo prowadziło część procesu, przeczytaj o agencie AI w sprzedaży.
FAQ
Od czego zacząć z AI w sprzedaży?
Od przygotowania do rozmów i notatek po spotkaniach, a nie od cold maili. Te zadania zabierają handlowcowi najwięcej czasu, a błąd AI łatwo w nich wyłapać, zanim zobaczy go klient. Pierwszego dnia załóż projekt z ofertą, cennikiem i swoimi mailami, a potem dodawaj jedno zadanie tygodniowo.
Który AI jest najlepszy dla handlowca: ChatGPT, Claude czy Gemini?
Ten, który macie w pakiecie biurowym. Przy Google Workspace to Gemini, przy Microsoft 365 Copilot. ChatGPT i Claude są dobre jako osobne narzędzia, Claude szczególnie przy długich dokumentach. W zadaniach z tego wpisu różnice są mniejsze niż różnica między dobrym a złym poleceniem.
Czy mogę wklejać do ChatGPT dane klientów z CRM?
Tylko na koncie firmowym i tylko te, które są potrzebne do zadania. Na prywatnym koncie firma nie ma umowy powierzenia ani kontroli nad danymi. Do analiz usuń imiona, nazwiska i adresy e-mail, bo nie są potrzebne do znalezienia wzorców.
Jak sprawić, żeby maile z AI nie brzmiały jak AI?
Daj AI kilka swoich prawdziwych maili jako wzór, podaj konkretny powód kontaktu i wypisz zwroty, których ma nie używać. Krótki limit słów też pomaga. Każdy mail i tak czytasz przed wysłaniem, bo to Ty za niego odpowiadasz.
Czy mogę nagrywać rozmowy z klientami i dawać je AI?
Tak, jeśli poinformujesz rozmówców o nagrywaniu i korzystasz z narzędzia, które firma zatwierdziła (z umową powierzenia danych). Nagranie z transkrypcją to najlepszy materiał do podsumowania i oferty, bo AI nie musi zgadywać, co padło na spotkaniu.
Kiedy zautomatyzować AI w sprzedaży?
Gdy to samo zadanie powtarzasz codziennie w ten sam sposób, na przykład przepisujesz notatki do CRM albo pilnujesz szans bez ruchu. Wtedy łączy się CRM, pocztę i AI w jeden proces, który działa bez kopiowania. Zwykle opłaca się to po miesiącu pracy z czatem, gdy już wiesz, które zadania są stałe.
Następny krok
Sprzedaż to jeden dział. Cały porządek, od polityki AI przez szkolenie po pierwsze automatyzacje w każdym dziale, rozpisaliśmy w bezpłatnym planie wdrożenia AI na 90 dni. Omawiamy go krok po kroku na webinarze 12 listopada.
Wolicie, żeby ktoś przeprowadził to z Wami? Robimy wdrożenie AI w firmie: szkolenie zespołu na Waszych przykładach, pilot na Waszych danych i automatyzacje, gdy czat przestaje wystarczać. Umów bezpłatną konsultację, 30 minut, a po rozmowie wiesz, od czego zacząć.
