Ile kosztuje automatyzacja procesów w firmie w Polsce 2026: widełki wg zakresu i cenniki wykonawców

„Ile to będzie kosztować?” to pierwsze pytanie na każdej konsultacji i jednocześnie to, na które większość wykonawców odpowiada „to zależy”. Ma rację, ale to nie jest odpowiedź, z którą da się iść do wspólnika albo do banku. Dlatego zamiast jednej liczby dostaniesz tu trzy rzeczy: widełki rynkowe rozbite na zakres wdrożenia, cenniki dziewięciu polskich wykonawców, którzy je publikują (sprawdzone 2 września 2026), i listę tego, co realnie podnosi albo obniża cenę.

Piszemy to z pozycji firmy, która takie wdrożenia sprzedaje, więc mamy interes w tym, żeby liczby wyglądały korzystnie. Dlatego podajemy je jako widełki rynkowe zestawione z cudzymi cennikami, a nie jako własną ofertę. Naszą cenę poznasz po warsztacie Discovery, bo przed poznaniem procesu każda kwota jest zgadywaniem.

TL;DR: W 2026 roku pojedyncza automatyzacja w polskiej firmie kosztuje 3–10 tys. zł netto, pakiet 5–10 workflow dla jednego obszaru 10–30 tys. zł, integracja z ERP i elementami AI 30–100 tys. zł i więcej. Agent AI to 15–60 tys. zł, chatbot na bazie wiedzy 8–25 tys. zł, voicebot 30–100 tys. zł. Do tego utrzymanie 200–1 500 zł miesięcznie i narzędzia 50–700 zł. Publiczne cenniki wykonawców mieszczą się w tych widełkach, różnią się tym, co jest w środku.

Widełki według zakresu wdrożenia

Widełki poniżej łączą trzy źródła: nasze wdrożenia z ostatnich dwóch lat, publiczne cenniki firm z następnej sekcji i zestawienia branżowe (portal AIPORT, wrzesień 2026). Kwoty netto, za pracę wykonawcy, bez licencji narzędzi.

Dolna granica „na rynku od 1,5 tys.” to realne cenniki: Falcon Works wycenia prosty proces z jedną integracją na 1 500–2 500 zł, KC Mobile pakiet na 1–2 procesy od 2 000 zł. Za tę kwotę dostajesz formularz spięty z arkuszem i mailem, bez obsługi błędów i bez dokumentacji. Nasze 3 tys. zł na dole widełek bierze się stąd, że liczymy w cenie test na wyjątkach, dokumentację i to, że ktoś sprawdzi po tygodniu, czy nadal działa.

Cenniki polskich wykonawców: kto ile publikuje

Zestawienie obejmuje firmy, które pojawiają się w wynikach wyszukiwania i odpowiedziach asystentów AI na pytanie o koszt automatyzacji, plus kilka z naszego przeglądu firm od automatyzacji. Fakty ze stron i cenników, sprawdzone 2 września 2026. Kolejność alfabetyczna, my na końcu. Kwoty netto tam, gdzie firma tak podaje.

Dwie obserwacje z tej tabeli. Po pierwsze, firmy z publicznym cennikiem sprzedają „pakiet procesów”, nie godziny: jeden proces za 4–6 tys., trzy do pięciu za 10–15 tys., wszystko powyżej „od 20–30 tys.”. Po drugie, rozrzut w tej samej kategorii jest dwu-, trzykrotny i to nie jest marża, tylko zakres: OmniTask za 5 900 zł daje dokumentację i dwie godziny szkolenia, Falcon Works za 1 500 zł daje działający formularz.

Wykonawcy po kolei

AlgorComp z Wrocławia obsługuje firmy 10–200 osób, łączy n8n i Make z ekosystemem Microsoft i RPA. Cen nie publikuje, za to rozpisuje harmonogram (audyt 1–2 tygodnie, projekt 1–2, konfiguracja i testy 2–4, pilot 1–2, potem 30 dni wsparcia): pierwsza fala trzech do pięciu robotów w 4–10 tygodni.

CodeScriptum z Łodzi deklaruje 47 wdrożeń AI, ale nie cennik („wyceniamy indywidualnie po bezpłatnej konsultacji”). Podaje czas 1–4 tygodni i dofinansowanie z funduszy europejskich do 85%, co dla części firm przesądza o wyborze.

DC House wdraża automatyzacje dla firm 10–80 osób i bierze utrzymanie w SLA. Na blogu rozbija koszt pierwszego procesu według technologii: konfiguracja w Make lub Zapier 2–8 tys. zł, Power Automate 5–15 tys., skrypt w Node.js albo Pythonie 12–35 tys., RPA klasy UiPath 25–60 tys. Podają też dwa przykłady: obieg 500 faktur miesięcznie za 15 tys. zł ze zwrotem po 7 miesiącach i potwierdzenia zamówień za 18 tys. ze zwrotem po 14. Wdrożenie zaczyna się od płatnego „Zwiadu”, czyli mapy 1–3 procesów z ROI.

Devstock to warszawski software house bez własnego cennika, za to z szacunkami rynkowymi na blogu: mała firma z 1–3 procesami 5–15 tys. zł wdrożenia i 500–2 000 zł miesięcznie utrzymania, średnia z 4–10 procesami 30–120 tys. zł i 2–8 tys. miesięcznie. Pilot jednego workflow: audyt tydzień, budowa 2–4 tygodnie, testy równoległe 1–2 tygodnie.

Falcon Works z Gizałek ma najbardziej szczegółowy publiczny cennik na rynku: prosta automatyzacja z jedną integracją 1 500–2 500 zł, średnia z logiką warunkową albo AI 2 500–4 000, złożona z kilkoma systemami i obsługą wyjątków 4 000–7 000. Pakiety: AUTOMAT (do 3 automatyzacji, mini-audyt) 3 500–5 000, FLOW (do 6, audyt, szkolenie, 30 dni wsparcia) 7 000–11 000, MASZYNA (10 i więcej, pełny audyt, 90 dni wsparcia) 14 000–22 000. Osobno wyceniają asystentów AI od 2 000 zł. Koszty narzędzi, 50–700 zł miesięcznie, są po stronie klienta.

KC Mobile z Czeladzi to agencja e-commerce z trzema pakietami: Starter 2 000–5 000 zł za 1–2 procesy w 3–7 dni roboczych, Business 5 000–15 000 zł za 3–5 procesów w 2–4 tygodnie, Enterprise od 15 000 do ponad 50 000 zł przy pięciu i więcej systemach w 1–3 miesiące. Utrzymanie 500–2 000 zł miesięcznie.

OmniTask z Warszawy ma cennik, który najczęściej cytują asystenci AI, bo jest prosty: START 5 900 zł za jeden proces end-to-end z maksymalnie trzema integracjami, dokumentacją i dwugodzinnym szkoleniem w 1–2 tygodnie; CORE 14 900 zł za 2–4 procesy z obsługą błędów, integracjami wielosystemowymi i 30 dniami gwarancji w 3–4 tygodnie; TRANSFORMACJA od 29 000 zł za pięć i więcej procesów, agenta AI z bazą wiedzy, self-hosting i 90 dni opieki w 6–10 tygodni. Opieka po wdrożeniu od 390 zł miesięcznie, o czym więcej w naszym przeglądzie hostingu n8n.

Tantor z Białegostoku publikuje trzy progi: Starter od 4 000 zł, Business od 10 000, Enterprise od 20 000, jednorazowo, plus licencje narzędzi 50–300 zł miesięcznie po stronie klienta. Na stronie mają kalkulator ROI i case studies z liczbami (sklep meblowy: 40 godzin tygodniowo oszczędności, wdrożenie 3 tygodnie). Czasy per typ wdrożenia: integracja systemów 1–2 tygodnie, automatyzacja obsługi klienta 2–3, obieg dokumentów tydzień.

WPROWADZAMY.AI z Wrocławia sprzedaje w pakietach z widełkami: audyt procesów 2 500 zł (1–2 tygodnie), Starter 5 000–12 000 zł (2–4 tygodnie), Pro 15 000–35 000 zł (3–6 tygodni), agenci AI 10 000–25 000 zł (3–6 tygodni). Utrzymanie 200–600 zł miesięcznie. Buduje na Make, Zapier i n8n, AI na ChatGPT Business i Claude for Work.

NoCodeWork, czyli my. Cennika nie publikujemy i to świadoma decyzja: dwa „pojedyncze procesy” potrafią różnić się kosztem trzykrotnie, bo jeden ma API, a drugi Excela na dysku sieciowym. Podajemy widełki (3–10 tys. za automatyzację, 10–30 tys. za pakiet, 15–60 tys. za agenta AI), a konkretną kwotę po warsztacie Discovery, na którym mapujemy procesy i wybieramy, co automatyzować najpierw. Bezpłatna konsultacja daje kierunek, nie wycenę. W cenie wdrożenia jest dokumentacja, testy na wyjątkach i monitoring, a instancję n8n hostujemy na własnych serwerach w UE. Przykłady z liczbami są na stronie realizacji.

„Najdroższe wdrożenia, jakie widziałem, kosztowały na fakturze najmniej. Workflow za 1 500 zł, którego nikt nie testował na wyjątkach, przez pół roku cicho psuł dane w CRM, a dwie osoby ręcznie to prostowały. Cena za automatyzację to nie cena za workflow, tylko za to, że ktoś przewidział, co się stanie, gdy klient wpisze telefon w pole z mailem.” — Mikołaj Brunka, założyciel NoCodeWork

Co podnosi, a co obniża cenę

Największa różnica w cenie nie bierze się z tego, czy w procesie jest AI, tylko z tego, ile jest w nim wyjątków i ile systemów trzeba połączyć. Co podnosi koszt:

• Brak API po którejś stronie. Program księgowy, który eksportuje tylko pliki, albo portal, na który trzeba się klikać, zamienia godzinę integracji w kilka dni budowania obejść. Jak to wygląda w praktyce, opisaliśmy w tekście o integracjach przez pliki CSV i XML.
• Liczba systemów. Formularz i CRM to jedno połączenie do przetestowania. CRM, ERP, księgowość i sklep to sześć połączeń i kilkanaście scenariuszy testowych.
• Wyjątki. Proces, w którym „zwykle” jest tak, ale w co dziesiątym przypadku inaczej, kosztuje dwa razy więcej niż proces bez wyjątków, bo każdy wyjątek to gałąź, test i decyzja, co robić, gdy nie pasuje żadna.
• Dane w Excelach i głowach. Zanim da się cokolwiek zautomatyzować, trzeba ustalić jedną wersję procesu i uporządkować dane. Ten etap bywa dłuższy od budowy.
• Dokumenty i OCR. Faktury, umowy, skany w różnych układach. Rozpoznanie i walidacja to osobna warstwa, zwykle z AI, i osobny koszt tokenów.
• Wymagania bezpieczeństwa i RODO. Dane osobowe, medyczne, finansowe wymagają logowania operacji, kontroli dostępu, czasem własnego serwera. Słusznie, ale to jest w cenie.
• Skala. 50 rekordów dziennie a 5 000 to inna architektura: kolejki, ponawianie, limity API dostawców.
• Presja czasu. „Na wczoraj” kosztuje więcej, bo wykonawca przesuwa inne projekty albo pracuje po godzinach.

Co obniża koszt:

• Popularne narzędzia z gotowymi konektorami (Pipedrive, HubSpot, Google Workspace, Fakturownia, Baselinker). Integracja to konfiguracja, nie programowanie.
• Spisany proces. Nawet nagranie ekranu, na którym ktoś pokazuje, jak to robi dziś, skraca analizę z dni do godzin.
• Jedna osoba decyzyjna po stronie firmy, dostępna w tygodniu, nie raz na dwa tygodnie.
• Zakres zamknięty przed startem: jeden proces od początku do końca zamiast trzech po kawałku.
• Zgoda na standard zamiast wyjątków: jeśli 5% zamówień idzie inną drogą, tańsze bywa obsłużenie ich ręcznie niż automatyzowanie.

Koszty, których nie ma na fakturze wykonawcy

Faktura za wdrożenie to zwykle 60–80% kosztu pierwszego roku. Reszta:

Pełne rozbicie kosztów licencji z aktualnymi planami zebraliśmy w tekście o kosztach licencji w automatyzacji. Reguła z praktyki: na utrzymanie i drobne zmiany zarezerwuj 10–20% kosztu wdrożenia rocznie, a przy agentach AI dolicz tokeny, których przed startem nikt nie policzy dokładnie.

Modele rozliczeń: projekt, pakiet, abonament, godziny

Najczęstsza kombinacja u MŚP: projekt albo pakiet za wdrożenie, potem abonament za utrzymanie z małym bankiem godzin. Co powinno być w umowie, żeby ten model nie kończył się sporem, opisaliśmy w tekście o umowie na automatyzacje.

Jak porównać dwie wyceny

Dwie oferty na „automatyzację obiegu faktur” za 6 i za 14 tys. zł mogą opisywać tę samą robotę albo dwie różne. Pięć pytań, które to rozstrzygają:

1. Co się stanie, gdy faktura przyjdzie w nietypowym formacie? Oferta, w której wyjątki „obsłużymy w trakcie”, jest tańsza na papierze i droższa po wdrożeniu.
2. Czy w cenie jest dokumentacja i przekazanie? Bez tego zmiana wykonawcy oznacza budowę od nowa. Jak wygląda przejęcie automatyzacji po freelancerze, wiemy z praktyki.
3. Na czyich kontach to działa i kto jest właścicielem workflow po zapłacie? Odpowiedź „u nas, tak wygodniej” to koszt ukryty w zależności.
4. Co obejmuje gwarancja i utrzymanie, przez ile dni, za ile potem? 30 dni gwarancji na błędy wdrożeniowe to standard, 90 dni opieki to już usługa.
5. Czy wycena powstała po rozmowie o procesie, czy przed? Kwota dokładna co do złotówki po jednym telefonie jest zgadywaniem. Widełki po analizie są uczciwe.

Zanim porównasz ceny, policz drugą stronę rachunku: ile ten proces kosztuje dziś. Wzór i trzy przykłady w złotówkach są w tekście ile firma oszczędza na automatyzacji. Wdrożenie za 12 tys., które oddaje 10 godzin tygodniowo, zwraca się w pół roku. Wdrożenie za 4 tys., które oddaje godzinę miesięcznie, nie zwróci się nigdy.

Kiedy automatyzacja to zły wydatek

• Proces wykonywany raz w miesiącu przez kwadrans. Nawet najtańsze wdrożenie za 1 500 zł zwróci się po latach.
• Proces, który za dwa miesiące się zmieni: nowy CRM, nowy program księgowy, reorganizacja działu. Automatyzuj po zmianie, nie przed.
• Proces, którego nikt nie potrafi opisać jedną wersją. Najpierw audyt albo warsztat, na którym ustalicie, co automatyzować pierwsze, potem budowa. Wykonawca, który przyjmie zlecenie bez tego etapu, zbuduje to, co mu powiesz, nie to, co pomoże.
• Budżet poniżej 3 tys. zł na proces, który dotyka pieniędzy klientów. Tanie wdrożenie bez obsługi błędów na fakturach albo płatnościach kosztuje więcej niż brak automatyzacji.
• Ktoś w zespole ma czas i chęć, żeby zbudować to sam w Make albo n8n. Przy prostym procesie weekend z dokumentacją zastąpi 5 tys. zł.

FAQ

Ile kosztuje automatyzacja jednego procesu w firmie?

Na polskim rynku w 2026 roku od 1 500 do 10 000 zł netto. Dolna granica (Falcon Works 1 500–2 500 zł, KC Mobile od 2 000 zł) to prosty proces z jedną integracją, bez obsługi wyjątków. Typowa cena za proces z kilkoma systemami, testami i dokumentacją to 4–10 tys. zł (OmniTask 5 900 zł, Tantor od 4 000 zł, z naszej praktyki 3–10 tys.). Do tego narzędzia 50–700 zł miesięcznie po stronie firmy.

Ile kosztuje automatyzacja procesów w małej firmie (5–20 osób)?

Pierwszy sensowny projekt, czyli 1–3 procesy w jednym obszarze, to 5–15 tys. zł wdrożenia i 200–1 000 zł miesięcznie utrzymania. Takie widełki podają zgodnie Devstock, WPROWADZAMY.AI (Starter 5–12 tys.) i KC Mobile (Business 5–15 tys.), i takie widzimy u siebie. Pakiety „do 3 automatyzacji” za 3,5–6 tys. zł (Falcon Works, OmniTask START) to wariant na jeden prosty obszar.

Ile kosztuje agent AI dla firmy?

Agent zintegrowany z systemami firmy (skrzynka, dokumenty, CRM) to 15–60 tys. zł wdrożenia i 200–1 500 zł miesięcznie utrzymania plus koszt tokenów modelu. Publiczne cenniki: WPROWADZAMY.AI 10–25 tys. zł, OmniTask od 29 tys. zł w pakiecie z pięcioma procesami, AIPORT podaje 8–35 tys. zł za agenta z bazą wiedzy. Chatbot na stronie odpowiadający z bazy wiedzy jest tańszy: 8–25 tys. zł, szczegóły w tekście ile kosztuje chatbot dla firmy.

Czy da się dostać dofinansowanie na automatyzację?

Tak, część wykonawców (np. CodeScriptum) deklaruje wsparcie w pozyskaniu funduszy europejskich do 85% kosztów, a audyt procesów da się sfinansować z Bazy Usług Rozwojowych PARP. Nabory i poziomy dofinansowania zmieniają się w ciągu roku, więc sprawdź aktualne programy na stronach PARP i funduszy regionalnych przed planowaniem budżetu.

Dlaczego wykonawcy nie chcą podać ceny przed rozmową?

Bo dwa procesy o tej samej nazwie różnią się liczbą systemów, wyjątków i jakością danych, a to decyduje o cenie bardziej niż technologia. Uczciwy wykonawca poda widełki od razu i konkretną kwotę po analizie procesu (godzinnej rozmowie albo płatnym audycie). Wykonawca, który nie chce podać nawet widełek, gra na dopłaty; ten, który podaje dokładną kwotę po pierwszym telefonie, zgaduje.

Ile kosztuje utrzymanie automatyzacji po wdrożeniu?

Zwykle 200–1 500 zł miesięcznie u agencji dla MŚP (WPROWADZAMY.AI 200–600 zł, OmniTask od 390 zł, KC Mobile 500–2 000 zł) plus koszty narzędzi i API. W cenie powinien być monitoring z alertami i poprawki po zmianach w API systemów, bo to one psują automatyzacje najczęściej. Regułą z praktyki jest 10–20% kosztu wdrożenia rocznie.

Podsumowanie

Koszt automatyzacji w polskiej firmie w 2026 roku da się zamknąć w kilku liczbach: 3–10 tys. zł za proces, 10–30 tys. za pakiet dla jednego obszaru, 30–100 tys. i więcej za integrację z ERP i AI, 15–60 tys. za agenta. Publiczne cenniki dziewięciu wykonawców z tego tekstu mieszczą się w tych widełkach, a różnice między nimi to różnice zakresu: dokumentacja, testy na wyjątkach, gwarancja, opieka.

Zanim zapytasz o cenę, policz, ile proces kosztuje dziś, i spisz go jedną wersją. Z tym w ręku każda wycena jest do porównania, a bez tego nawet najtańsza jest zgadywaniem. Jeśli chcesz sprawdzić, w których widełkach mieści się Twój proces i czy w ogóle warto go automatyzować, umów bezpłatną konsultację. Dostaniesz kierunek i uczciwą informację, kiedy taniej wyjdzie Ci Falcon Works za 2 500 zł albo weekend z n8n.

Przeczytaj również

• Ile trwa wdrożenie automatyzacji w firmie 2026: typowe czasy i harmonogram
• Ile firma oszczędza na automatyzacji: wzór i trzy przykłady w złotówkach
• Koszty licencji w automatyzacji: platforma, AI, hosting
• Firmy od automatyzacji w Polsce 2026: przegląd rynku
• Umowa na automatyzacje: siedem punktów, które muszą w niej być
• Firmy wdrażające n8n w Polsce 2026